Kevytyrittäjän laskutusopas: 10 asiaa, jotka sinun on pakko tietää (ennen kuin mokaat)

Oletko valmis hyppäämään altaan syvään päähän ja alkamaan myydä omaa osaamistasi? Loistavaa! Kevytyrittäjyys on kuin yrittäjyyden ja palkkatyön lemmenlapsi: saat vapauden, mutta ilman sitä paperisotaa, joka saa vahvimmankin kaverin itkemään verotoimiston lattialla.

Kevytyrittäjyys on moderni ja naurettavan helppo tapa testata omaa liikeideaa, laskuttaa sivutoimisesti tai tehdä keikkaa täysipäiväisesti. Rekisteröidyt laskutuspalveluun, sovit duunin asiakkaan kanssa, teet työn ja lähetät laskun. Laskutuspalvelu hoitaa loput: verot, vakuutukset ja muun byrokratian. Sinä saat rahat puhtaana käteen. Tai no, verojen jälkeen puhtaana käteen.

Mutta ennen kuin ryntäät lähettämään ensimmäistä laskuasi ja suunnittelemaan huvilan ostoa, pysähdy hetkeksi. Vaikka homma on tehty helpoksi, on muutama juttu, jotka on syytä tietää. Tässä tulee armoton, mutta rehellinen katsaus kymmeneen faktaan kevytyrittäjän laskutuksesta. Lue nämä, niin et joudu selittelemään verokarhulle, minne ne arvonlisäverot katosivat.

1. Laskun luominen: Ei mitään rakettitiedettä

Ensimmäisen laskun luominen tuntuu vähän kuin ensimmäisiltä treffeiltä: jännittävää, mutta samalla pelottaa, että mokaat jotain olennaista. Onneksi laskutuspalvelut ovat tehneet tästä niin helppoa, että jopa isäsi osaisi sen (anteeksi, isät).

Kun kirjaudut palveluun, löydät yleensä “Luo uusi lasku” -napin. Sitä klikkaamalla eteesi aukeaa lomake, johon syötät tiedot.

Nämä tiedot sinun on pakko tietää ja täyttää:

• Asiakkaan tiedot: Kuka maksaa viulut? Tarvitset asiakkaan virallisen nimen, osoitteen ja Y-tunnuksen (jos laskutat yritystä). Jos laskutat yksityishenkilöä, nimi ja osoite riittävät.
• Työn kuvaus: Mitä ihmettä olet tehnyt? Kirjoita selkeästi, mitä palvelua tai työtä lasku koskee. “Konsultointia” on huono, “Markkinointistrategian suunnittelu ajalle 1.6.–30.6.2025” on hyvä. Mitä tarkempi olet, sitä vähemmän tulee kyselyitä perään.
• Hinta: Se tärkein, eikö? Voit laskuttaa tuntien, päivien tai projektin mukaan. Muista ilmoittaa hinta ilman arvonlisäveroa. Järjestelmä lisää sen yleensä automaattisesti päälle.
• Laskun päiväys ja eräpäivä: Milloin lasku on tehty ja mihin mennessä asiakkaan pitää se maksaa. Yleinen maksuehto on 14 päivää, mutta voit sopia asiakkaan kanssa muustakin.

Pro-vinkki: Tarkista kaikki tiedot kahdesti ennen lähettämistä. Väärin kirjoitettu Y-tunnus tai osoite voi viivästyttää maksun saamista viikoilla. Ei ole nolompaa kuin soitella perään ja myöntää tehneensä näppäilyvirheen.

2. Arvonlisävero (ALV): Valtion näkymätön käsi taskullasi

Arvonlisävero eli ALV. Se on se mystinen lisä, joka ilmestyy laskun loppusummaan. Moni aloittelija tekee virheen ja ajattelee, että “Vau, 24 % lisää rahaa minulle!“. Väärin. Se raha ei ole sinun.

Ajattele itseäsi veronkerääjänä. Kun lisäät laskuun ALV:n (yleisin prosentti palveluille on 24 %), toimit vain välikätenä, joka kerää rahat valtiolle. Laskutuspalvelu hoitaa tämänkin onneksi puolestasi.

Miten ALV toimii käytännössä:

1. Lisäät laskutettavaan summaan 24 % arvonlisäveron. Esimerkiksi 1000 euron työstä tulee 1240 euron lasku.
2. Asiakas maksaa laskutuspalvelulle 1240 euroa.
3. Laskutuspalvelu tilittää siitä 240 euroa verottajalle.
4. Jäljelle jäävä 1000 euroa on se summa, josta sinun kulusi ja verosi sitten vähennetään.

Tärkeää: Muista aina sopia asiakkaan kanssa, onko ilmoittamasi hinta ALV 0 % vai sisältääkö se jo ALV:n. Tämä säästää sinut kiusallisilta väärinkäsityksiltä. Jos sanot asiakkaalle, että työ maksaa “tonnin”, hän olettaa sen olevan loppusumma. Sitten lähetätkin 1240 euron laskun. Ei hyvä.

3. Palvelumaksu: Mikään ei ole ilmaista, ei edes helppous

Laskutuspalvelut eivät ole hyväntekeväisyysjärjestöjä. Ne ovat yrityksiä, jotka tekevät rahaa sillä, että ne tekevät sinun elämästäsi helpompaa. Tästä hyvästä ne veloittavat palvelumaksun, joka on yleensä prosenttiosuus laskusi arvonlisäverottomasta summasta.

Palvelumaksut vaihtelevat tyypillisesti 3–7 % välillä. Se saattaa kuulostaa pieneltä, mutta tonnin laskusta se on jo 30–70 euroa. Vuositasolla summa voi olla merkittävä.

Mitä palvelumaksulla sitten saa?

• Byrokratian ulkoistus: Et joudu huolehtimaan kirjanpidosta, ALV-ilmoituksista tai viranomaisraporteista.
• Vakuutukset: Usein palvelumaksuun sisältyy tapaturma- ja vastuuvakuutus. Tarkista tämä aina palveluntarjoajalta!
• Asiakaspalvelu: Saat apua ja neuvoja, kun sitä tarvitset.
• Perintäpalvelu: Jos asiakas ei maksa, laskutuspalvelu hoitaa muistutukset ja tarvittaessa perinnän. Tämä on kultaakin kalliimpaa.

Vinkki: Vertaile eri laskutuspalveluita ja niiden palvelumaksuja. Älä tuijota vain prosenttia, vaan katso, mitä kaikkea siihen sisältyy. Halvin ei ole aina paras.

4. Hinnoittelu: Miten pyytää tarpeeksi, ettei tarvitse syödä nuudelia?

Tämä on se miljoonan euron kysymys. Miten paljon kehtaan pyytää? Oikea vastaus on: todennäköisesti enemmän kuin luulet.

Aloittelevat kevytyrittäjät alihinnoittelevat itsensä jatkuvasti. Muista, että laskuttamastasi summasta lähtee pois monta siivua ennen kuin se päätyy pankkitilillesi.

Muista ottaa nämä huomioon hinnoittelussa:

1. Laskutuspalvelun maksu: Esimerkiksi 5 %.
2. Arvonlisävero (ALV): 24 %, joka menee suoraan valtiolle.
3. Oma ennakonpidätyksesi: Veroprosenttisi mukainen siivu.
4. YEL-vakuutus (jos olet YEL-velvollinen): Tämä on merkittävä kulu, jopa 20–25 % työtulosta. Palaamme tähän myöhemmin.
5. Omat kulusi: Työvälineet, ohjelmistot, puhelinlaskut, markkinointi… Lista on loputon.

Yksinkertainen nyrkkisääntö hinnoitteluun

Jos haluat tietää, mitä sinulle jää käteen, voit käyttää karkeaa arviota. Jos veroprosenttisi on 20 % ja palvelumaksu 5 %, laskuttamastasi arvonlisäverottomasta summasta jää sinulle käteen noin puolet (kun otetaan huomioon YEL ja muut pakolliset maksut).

Esimerkki: Haluat, että tilillesi kilahtaa 1000 euroa puhtaana käteen yhdestä projektista. Karkea arvio on, että sinun pitää laskuttaa noin 2000 € + ALV 24 %. Lasku asiakkaalle on siis noin 2480 €.

Kuulostaako paljolta? Sitä se on. Tervetuloa yrittäjyyteen. Onneksi useimmat laskutuspalvelut tarjoavat sivuillaan laskureita, joilla voit arvioida tarkemmin, mitä sinulle jää käteen. Käytä niitä!

5. Kulukorvaukset: Miten laskuttaa matkat ja tarvikkeet?

Teitkö työtä varten junamatkan toiselle puolelle Suomea? Ostitko projektiin materiaaleja omilla rahoillasi? Hienoa, nämä kulut voit yleensä lisätä laskuun.

Kulukorvaukset jaetaan yleensä kahteen kategoriaan:

1. Verovapaat kulukorvaukset:

Nämä ovat Verohallinnon määrittelemiä korvauksia, joista ei makseta veroa. Niitä ovat esimerkiksi:

• Kilometrikorvaukset: Kun ajat omalla autollasi työmatkan.
• Päivärahat: Kun työmatka kestää yli tietyn ajan.

Tärkeää: Verovapaiden korvausten maksamiseen liittyy tarkat säännöt. Sinun on pidettävä ajopäiväkirjaa ja toimitettava kuitit laskutuspalvelulle. He neuvovat sinua tarkemmin, miten tämä tehdään oikein.

2. Verolliset kulukorvaukset:

Nämä ovat kuluja, jotka lisätään laskutettavaan summaan ja käsitellään normaalina tulona. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Projektia varten ostetut materiaalit
• Ohjelmistolisenssit
• Junalippujen hinta

Nämä kulut kannattaa eritellä laskulla selkeästi. Esimerkiksi: “Graafinen suunnittelu 1000 € + projektinhallintatyökalu 50 €“. Muista, että näistäkin kuluista maksat veroa ja palvelumaksun, joten lisää hintaan pieni kate.

6. Rahojen saaminen: Missä viipyy mammona?

Olet tehnyt työn, lähettänyt laskun ja nyt odotat. Ja odotat. Milloin ne rahat oikein tulevat?

Prosessi menee yleensä näin:

1. Lähetät laskun laskutuspalvelun kautta asiakkaallesi.
2. Asiakas maksaa laskun laskutuspalvelun pankkitilille.
3. Laskutuspalvelu saa tiedon maksusta (tässä voi kestää 1–2 pankkipäivää).
4. Laskutuspalvelu käsittelee maksun: vähentää palvelumaksun, hoitaa ALV:n ja tekee ennakonpidätyksen verokorttisi mukaan.
5. Laskutuspalvelu maksaa sinulle palkan omalle pankkitilillesi. Tässäkin voi mennä 1–3 pankkipäivää.

Koko prosessiin voi mennä laskun maksamisesta viikko, joten älä hätäänny, jos raha ei näy tililläsi heti.

Mitä jos asiakas ei maksa? Tämä on yksi laskutuspalveluiden suurimmista eduista. Jos asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä, palvelu lähettää automaattisesti maksumuistutuksen. Jos sitäkään ei makseta, asia siirtyy yleensä perintätoimistolle. Sinun ei tarvitse olla se “paha tyyppi”, joka kyselee rahojensa perään.

7. Verokortti: Vanha tuttu, uudet kujeet

Kevytyrittäjänä saamasi tulo on verotuksellisesti palkkaa. Tämä on mahtava uutinen, koska se tarkoittaa, että sinun ei tarvitse pähkäillä yrittäjän ennakkoverojen kanssa.

Toimitat vain normaalin palkansaajan verokorttisi laskutuspalveluun. He tekevät ennakonpidätyksen sen mukaan ja tilittävät verot eteenpäin. Helppoa kuin heinänteko.

Muutama asia, joka kannattaa kuitenkin muistaa:

• Arvioi tulosi oikein: Kun tilaat verokortin, sinun pitää arvioida koko vuoden tulot. Jos kevytyrittäjyys on sivutoimista, muista laskea mukaan myös päätyösi palkka.
• Tarkista veroprosentti: Jos tulosi nousevat arvioitua enemmän, veroprosenttisi voi olla liian pieni. Tämä tarkoittaa mätkyjä. On parempi pitää hieman liian suurta veroprosenttia ja saada veronpalautuksia kuin toisinpäin.
• Voit tilata uuden verokortin: Jos huomaat, että tulosi ovatkin paljon suuremmat tai pienemmät kuin arvioit, voit aina tilata uuden verokortin OmaVerosta kesken vuoden.

8. YEL-vakuutus: Yrittäjän pakollinen paras kaveri

YEL. Kuulostaa joltain Star Wars -hahmolta, mutta on itse asiassa lyhenne sanoista Yrittäjän eläkevakuutus. Se on lakisääteinen vakuutus, joka kerryttää sinulle eläkettä ja toimii sosiaaliturvasi perustana.

Moni kevytyrittäjä luulee, ettei YEL koske heitä. Tämä on vaarallinen harhaluulo.

Milloin YEL on pakollinen?

Sinun on otettava YEL-vakuutus, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

• Olet 18–67-vuotias.
• Toimintasi jatkuu vähintään 4 kuukautta.
• Työtulosi ylittää vuosittaisen YEL-rajan (noin 9000 euroa vuonna 2025, tarkista ajantasainen raja).

Mikä on työtulo? Se ei ole sama kuin laskutuksesi tai palkkasi. Se on arvio rahallisesta arvosta, jonka annat työllesi. Yleensä se on lähellä laskutuksesi arvonlisäverotonta summaa, josta on vähennetty kulut.

Miksi YEL on tärkeä? “En minä mitään eläkettä tarvitse, aion olla ikuisesti nuori ja rikas!”

YEL ei ole vain eläkettä varten. Se määrittää myös sairauspäivärahasi, vanhempainpäivärahasi ja työttömyysturvasi suuruuden. Jos säästät YEL-maksuissa, säästät koko sosiaaliturvastasi. Se on kuin sahaisi oksaa, jolla itse istuu. Osa laskutuspalveluista hoitaa YEL-velvoitteet puolestasi, mikä tekee asiasta taas yhden pykälän helpompaa.

9. Laskutus ulkomaille: Onnistuuko se?

Maailma on avoin ja niin on myös markkinasi. Entä jos asiakkaasi onkin Ruotsissa, Saksassa tai jopa Yhdysvalloissa? Voiko kevytyrittäjä laskuttaa ulkomaille?

Kyllä voi! Useimmat laskutuspalvelut mahdollistavat laskuttamisen ulkomaille, mutta siinä on omat koukeronsa.

• EU:n sisällä: Kun myyt palvelun toiseen EU-maahan arvonlisäverovelvolliselle yritykselle, käytetään yleensä käännettyä verovelvollisuutta (reverse charge). Tämä tarkoittaa, että laskuun ei lisätä Suomen ALV:ia, vaan ostaja maksaa veron omassa maassaan. Laskuun pitää tehdä tästä merkintä.
• EU:n ulkopuolelle: Yleensä palvelun myynti EU:n ulkopuolelle on arvonlisäverotonta.
• Valuutat: Varmista, tukeeko laskutuspalvelusi laskutusta muussa valuutassa kuin euroissa.

Vinkki: Jos aiot laskuttaa ulkomaille, ota aina ensin yhteyttä laskutuspalvelusi asiakaspalveluun. He osaavat neuvoa sinua tapauskohtaisesti, jotta kaikki menee varmasti oikein. Tämä ei ole se paikka, jossa kannattaa sooloilla.

10. Kun moka käy: Laskun korjaaminen ja hyvittäminen

Me kaikki teemme virheitä. Joskus laskuun livahtaa väärä summa, virheellinen kuvaus tai se lähetetään väärälle asiakkaalle. Ei paniikkia, kaiken voi korjata.

Älä koskaan vain poista vanhaa laskua ja tee uutta! Kirjanpidon sääntöjen mukaan virheellistä laskua ei saa hävittää.

Toimi sen sijaan näin:

1. Tee hyvityslasku (credit note): Luo alkuperäisestä laskusta kopio, mutta laita summat miinusmerkkisiksi. Tämä nollaa alkuperäisen laskun. Lähetä tämä hyvityslasku asiakkaalle tiedoksi.
2. Tee uusi, korjattu lasku: Tämän jälkeen voit luoda kokonaan uuden laskun oikeilla tiedoilla ja lähettää sen asiakkaalle.

Laskutuspalvelut yleensä ohjeistavat tässä prosessissa kädestä pitäen. Usein järjestelmässä on “Hyvitä lasku” -toiminto, joka tekee tämän automaattisesti.

Yhteenveto: Olet valmis laskuttamaan!

Huh, siinä se oli. Kymmenen käskyä kevytyrittäjän laskutukseen. Vaikka lista saattaa tuntua pitkältä, älä säikähdä. Käytännössä kaikki on paljon yksinkertaisempaa, kiitos modernien laskutuspalveluiden.

Tärkeintä on ymmärtää perusperiaatteet:

• Hinnoittele itsesi oikein: Muista kaikki kulut, älä vain sitä, mitä haluat käteen.
• Ymmärrä, mikä ei ole sinun rahaasi: ALV ja verot kuuluvat valtiolle.
• Hoida velvollisuutesi: Toimita verokortti ja huolehdi YEL-vakuutuksesta.

Nyt sinulla on työkalut ja tiedot, joilla pääset alkuun. Kevytyrittäjyys on upea mahdollisuus toteuttaa itseään, ansaita rahaa omilla ehdoillasi ja oppia yrittäjyydestä ilman valtavaa riskiä.

Mitä siis enää odotat? Maailma odottaa sinun osaamistasi. Mene ja laskuta