Laskutus toiminimellä – 10 kysymystä ja vastausta

Oletko juuri perustanut toiminimen ja mietit miten laskuttaa oikein? Et ole yksin! Moni yrittäjä lähettää elämänsä ensimmäisen laskun juuri toiminimen kautta, ja vaikka laskutus ei olekaan rakettitiedettä, on tärkeää ymmärtää muutamia perusasioita ennen toimeen ryhtymistä. Tässä artikkelissa käymme läpi 10 yleisimmin kysyttyä kysymystä toiminimellä laskuttamisesta.

1. Mitä oman työn hinnoittelussa kannattaa huomioida?

Oman työn hinnoittelu on monelle uusi yrittäjä haasteellista. Hinnoittelussa on tärkeää huomioida kaikki liiketoimintasi kulut ja tavoittelemasi voitto.

• Mieti, mikä on markkinahinta vastaavalle palvelulle tai tuotteelle.
• Laske yhteen kaikki kulut: materiaalit, työn hinta, vuokrat.
• Älä unohda arvonlisäveroa, sillä se vaikuttaa laskutettavaan summaan.

Vinkki: Käytä laskentakaavaa tai hinnoittelutyökalua saadaksesi realistisen kuvan kuluistasi.

2. Paljonko yrittäjälle jää käteen laskutuksesta?

Yrittäjänä voi joskus tuntua, että laskutettava summa ei heijasta todellista tuloa. Laskutuksesta jäävä summa riippuu monista tekijöistä, kuten:

• Verot ja maksut: muista laskea henkilökohtaiset verosi ja toiminimen kulut.
• Yrityksen kulut: materiaali- ja toimintakulut vähennetään laskutuksesta.
• Arvonlisävero: tämä lisätään laskun loppusummaan mutta ei ole osa nettotuloasi.

Muista: Arvonlisävero on aina maksettava, vaikka asiakas ei maksaisikaan laskua ajallaan!

3. Miten hinnat ilmoitetaan kuluttajille ja yritysasiakkaille?

Eri asiakassegmentit voivat vaatia erilaisia hinnoittelutapoja. Kuluttajille hinnat ilmoitetaan aina sis. arvonlisäveron, kun taas yritysasiakkaille ne voidaan ilmoittaa ilman alv:ta.

• Kuluttajahinnat: ilmaiset kaikki kulut, mukaan lukien alv.
• Yrityshinnat: voit ilmoittaa nettohinnat ja lisätä arvonlisäveron loppusummaan.

Esimerkki: Kuluttajalle tarjoamasi hinta voisi olla 100 € (sis. alv), kun taas yritykselle ilmoitettavana se olisi 80 € + alv.

4. Mitä merkintöjä lainmukaisessa laskussa tulee näkyä?

Laskun laatiminen oikein on tärkeää, jotta se on laillinen ja vastaa kirjanpidon vaatimuksia. Laskussa tulee näkyä useita olennaisia tietoja.

• Yrittäjän nimi ja yhteystiedot
• Laskun päiväys ja numero
• Asiakkaan nimi ja yhteystiedot
• Laskutettava summa, alv-erittely ja maksuehto

Muista: Hyvin laadittu lasku helpottaa sekä sinun että asiakkaasi kirjanpitoa.

5. Missä eri muodoissa voit lähettää laskuja asiakkaille?

Laskuttaminen voi tapahtua monessa eri muodossa, ja useimmiten valinta riippuu asiakassuhteesta ja -tarpeista. Voit lähettää laskuja muun muassa:

• Paperilaskuna
• Sähköpostilla PDF-muodossa
• Verkko- tai sähköisenä laskuna (esim. XML)

Vinkki: Sähköinen laskutus on usein nopein ja kustannustehokkain tapa, varsinkin yritysasiakkaille.

6. Laskupohja, laskutusohjelma vai laskutuspalvelu?

Yksi ensimmäisistä päätöksistäsi liittyy siihen, miten aiot toteuttaa laskutuksen käytännössä. Vaihtoehtoja ovat laskupohjat, laskutusohjelmat tai palvelut.

• Laskupohjat: hyvä aloittelijalle, joka tekee muutaman laskun kuukaudessa.
• Laskutusohjelmat: sopivat, kun laskuja on enemmän ja haluat automatisoida osan työstä.
• Laskutuspalvelut: poista huolesi, anna ammattilaisten hoitaa homma!

Huomioi: Laskutuspalveluista voi olla apua, jos et halua käyttää aikaa laskujen laatimiseen.

7. Miten hallinnoida maksamattomia laskuja?

Maksamattomat laskut ovat valitettavasti osa yrittäjän arkea. Tärkeintä on toimia järjestelmällisesti ja nopeasti.

• Lähetä muistutuslasku heti, kun maksuehto umpeutuu.
• Ota yhteyttä asiakkaaseen, jos maksua ei tule muistutuksen jälkeenkään.
• Tarvittaessa ota yhteys perintätoimistoon.

Muista: Hyvä asiakassuhde on kaiken A ja O – pidä keskustelukanavat avoimena.

8. Kuinka usein laskutus kannattaa tehdä?

Laskutuksen taajuus riippuu liiketoimintasi luonteesta ja kassavirtatarpeistasi. Tärkeää on pitää huolta kassavirran sujuvuudesta.

• Viikoittainen laskutus voi olla järkevää, jos asiakkaita on paljon ja pienempiä laskuja.
• Kuukausittainen laskutus sopii pidempiaikaisille projekteille ja suuremmille summille.

Vinkki: Säännöllinen laskutus auttaa ennakoimaan tuloja ja hallitsemaan kassavirtaa tehokkaammin.

9. Mitä tehdä, kun asiakas kiistää laskun?

Asiakkaan reklamaatio voi tulla yllättäen, mutta tärkeintä on pysyä rauhallisena ja selvittää asia nopeasti.

• Kysy asiakkaalta tarkat syyt reklamaation taustalla.
• Vertaile asiakkaan saamaa palvelua ja laskutettua summaa.
• Tarjoa ratkaisua, joka on molemmille osapuolille hyväksyttävä.

Muista: Hyvä asiakaspalvelu voi kääntää kiistan mahdollisuudeksi parantaa asiakassuhdetta.

10. Voiko laskutuksen ulkoistaa?

Kyllä voi! Monet yrittäjät valitsevat ulkoistaa laskutuksen, varsinkin kun yritys kasvaa ja aikaa on rajallisesti.

• Laskutuspalvelut voivat ottaa hoitaakseen koko laskutusprosessin, mukaan lukien perintä.
• Ulkoistaminen vapauttaa aikaa keskittyä ydintoimintaan ja asiakassuhteisiin.

Hyöty: Kun laskutus on ulkoistettu, voit keskittyä täysin siihen, mikä on sinun ydinosaamistasi.

Yrittäjänä laskutuksen hallitseminen on yksi tärkeimmistä tehtävistäsi. Oikein tehtynä se varmistaa, että liiketoimintasi pysyy kannattavana ja asiakassuhteesi kunnossa. Muista, että tämäkin taito kehittyy ajan ja kokemuksen myötä!