Toiminimen kirjanpito – Tee se itse vai ulkoista? Opas aloittelijalle (ja vähän kokeneemmallekin)

Onneksi olkoon, olet yrittäjä! Tervetuloa vapauden, intohimon ja… paperisodan maailmaan. Aivan oikein, yrittäjyyteen kuuluu vääjäämättä yksi asia, joka saa monen aloittelijan polvet tutisemaan: kirjanpito.

Se on vähän kuin hammaslääkärissä käynti. Kukaan ei varsinaisesti odota sitä innolla, mutta sen laiminlyönti voi johtaa kivuliaisiin ja kalliisiin seurauksiin. Mutta ei hätää! Tämä opas on sinun puudutuspiikkisi ja porakoneen äänen vaimennin.

Käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää toiminimen kirjanpidosta – selkokielellä, ilman turhaa jargonia ja ripauksella huonoa huumoria. Tämän luettuasi tiedät, kannattaako sinun ryhtyä DIY-kirjanpitoninjaaksi vai ulkoistaa homma ammattilaiselle, jotta voit itse keskittyä tekemään rahaa.

Mitä ihmettä on kirjanpito – ja miksi se on elintärkeää?

Yksinkertaisesti sanottuna kirjanpito on yrityksesi taloudellinen päiväkirja. Se on tarina numeroina siitä, mistä raha tulee ja minne se menee. Ilman kirjanpitoa yrityksen pyörittäminen on kuin ajaisi autoa sumussa silmät sidottuina – voit päätyä ojaan nopeammin kuin arvaatkaan.

Mutta miksi tätä numerorumbaa sitten oikein pyöritetään? Syitä on useita, ja ne ovat kaikki tärkeitä.

1. Laki vaatii sitä (ja Verottaja ei ole tunnettu huumorintajustaan)

Tämä on se tylsin mutta tärkein syy. Jokainen yrittäjä Suomessa on kirjanpitovelvollinen. Verottaja haluaa tietää, paljonko olet tienannut, jotta se osaa laskea verosi oikein. Jos kirjanpitosi on retuperällä, saatat saada niskaasi veronkorotuksia ja muita sanktioita, jotka syövät voittosi nopeammin kuin inflaatio.

Muista tämä: Verottajan kanssa ei kannata leikkiä. Heillä on enemmän aikaa ja resursseja kuin sinulla. Pidä kirjanpitosi kunnossa, niin nukut yösi paremmin.

2. Tiedät, tienaatko vai poltatko rahaa

Onko yritystoimintasi kannattava bisnes vai kallis harrastus? Kirjanpito antaa tähän rehellisen vastauksen. Se näyttää mustaa valkoisella, jääkö sinulle viivan alle rahaa vai maksatko siitä ilosta, että saat tehdä töitä.

Ilman tätä tietoa et voi tehdä fiksuja päätöksiä. Onko aika nostaa hintoja? Pitääkö karsia kuluja? Kirjanpito on kojelautasi, joka näyttää kaikki tärkeät mittarit.

3. Se auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä

Mihin projekteihin käytit eniten aikaa ja mikä niistä oli tuottavin? Mihin markkinointikanavaan sijoittamasi eurot toivat parhaan tuoton? Kirjanpito auttaa sinua analysoimaan liiketoimintaasi ja ohjaamaan resurssejasi sinne, missä ne poikivat eniten.

4. Tarvitset sitä rahoitusta hakiessasi

Jos joskus haet yrityslainaa, starttirahaa tai haaveilet sijoittajista, ensimmäinen asia, jonka he haluavat nähdä, on tilinpäätöksesi. Siistit ja ammattimaiset kirjanpitomateriaalit viestivät, että olet tosissasi ja tiedät mitä teet. Sotkuinen Excel-räpellys taas… no, se ei herätä luottamusta.

Yhdenkertainen vs. Kahdenkertainen kirjanpito – Kumpi on sinun juttusi?

Kirjanpitoa voi tehdä kahdella eri tavalla: yhdenkertaisesti tai kahdenkertaisesti. Kuulostaa monimutkaiselta, mutta ei ole. Ajattele sitä autojen vaihdelaatikkona: toinen on manuaali ja toinen automaatti. Molemmilla pääsee perille, mutta ne toimivat eri tavalla.

Yhdenkertainen kirjanpito: Simppeliä kuin heinänteko (melkein)

Yhdenkertainen kirjanpito on nimensä mukaisesti yksinkertaisempi vaihtoehto. Se sopii mainiosti pienille toiminimiyrittäjille, joiden liiketoiminta ei ole kovin monimutkaista.

Käytännössä se on lista tuloista ja menoista. Rahaa sisään, rahaa ulos.

• Tulot: Kaikki myyntisi ja muut liiketoimintaan liittyvät tulot.
• Menot: Kaikki liiketoiminnan pyörittämiseen liittyvät kulut.
• Erotus: Voitto tai tappio.

Voit pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos korkeintaan yksi seuraavista ehdoista täyttyy päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella:

• Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa.
• Liikevaihto ylittää 200 000 euroa.
• Palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Useimmat aloittavat toiminimiyrittäjät alittavat nämä rajat reippaasti, joten yhdenkertainen kirjanpito on täysin validi ja laillinen vaihtoehto.

Vinkki: Vaikka pitäisit yhdenkertaista kirjanpitoa, sinun on silti laadittava tilikauden päätteeksi yhteenveto, joka toimii veroilmoituksen pohjana. Tähän kuuluu tuloslaskelma ja taseen kaltainen omaisuus- ja velkaluettelo.

Kahdenkertainen kirjanpito: Ammattilaisen valinta

Kahdenkertainen kirjanpito on se “oikea” ja kattavampi tapa. Tässä systeemissä jokaisella liiketapahtumalla on kaksi merkintää: debet ja kredit. Yksi tili kasvaa ja toinen vähenee.

Ajattele sitä talouden vaa’an punnuksina. Kun lisäät toiselle puolelle (esim. pankkitilille tulee rahaa), sinun on lisättävä toiselle puolelle vastaava summa (esim. myyntitilille). Vaaka pysyy aina tasapainossa.

Vaikka se kuulostaa monimutkaisemmalta (ja onkin), se antaa paljon tarkemman kuvan yrityksesi taloudesta. Siitä syntyy automaattisesti sekä tuloslaskelma (näyttää tulot ja menot) että tase (näyttää varat ja velat).

Milloin kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen?

• Kun ylität aiemmin mainitut yhdenkertaisen kirjanpidon rajat.
• Jos olet arvonlisäverovelvollinen (ALV-velvollinen), kahdenkertainen kirjanpito on käytännössä ainoa järkevä vaihtoehto, vaikka laki ei sitä suoraan vaatisikaan. ALV-laskelmien pyörittäminen yhdenkertaisessa kirjanpidossa on todella työlästä.

Pro-vinkki: Vaikka voisit laillisesti tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa, harkitse silti kahdenkertaista, jos aiot kasvattaa liiketoimintaasi. Se on kuin rakentaisi talon kunnon perustuksille heti alusta alkaen.

DIY-kirjanpito: Toiminimen kirjanpito omin käsin

Moni yrittäjä aloittaa tekemällä kirjanpidon itse säästääkseen rahaa. Se on täysin ymmärrettävää. Jos olet kurinalainen ja liiketoimintasi on pientä, se voi onnistua. Tässä askel-askeleelta-opas, miten selviät urakasta.

Vaihe 1: Hanki työkalut

Unohda ruutuvihko. Tarvitset vähintään Excel- tai Google Sheets -taulukon. Netistä löytyy paljon ilmaisia kirjanpitopohjia toiminimelle. Ne ovat hyvä lähtökohta.

Vaihe 2: Avaa oma pankkitili yritykselle – TÄMÄ ON TÄRKEIN ASKEL!

Jos muistat tästä artikkelista vain yhden asian, muista tämä. ÄLÄ IKINÄ SEKOITA OMIA JA YRITYKSEN RAHOJA.

Avaa heti alussa toiminimellesi oma pankkitili. Ohjaa kaikki yrityksen tulot sinne ja maksa kaikki yrityksen menot sieltä. Tämä tekee kirjanpidosta 100 kertaa helpompaa ja säästää sinut harmailta hiuksilta veroilmoitusta tehdessä.

Omien ja firman rahojen sekoittaminen on kuin yrittäisi erotella spagetista jauhelihakastiketta – sotkuista ja lähes mahdotonta.

Vaihe 3: Kerää ja säilytä JOKAINEN kuitti (tosite)

Kirjanpidossa pätee sääntö: ei kuittia, ei kulua. Jos ostat jotain yritykselle etkä ota siitä kuittia, et voi vähentää sitä verotuksessa. Se on kuin heittäisit rahaa ikkunasta ulos.

• Ota tavaksi pyytää kuitti kaikesta.
• Ota kuitista heti kuva puhelimellasi. On olemassa appeja, jotka auttavat tässä.
• Järjestä kuitit kansioon, joko digitaaliseen (esim. Google Drive) tai fyysiseen. Nimeä ne selkeästi (esim. “2025-05-15 Toimistotarvikkeet.pdf”).

Vaihe 4: Kirjaa tapahtumat säännöllisesti

Älä anna kuittien ja laskujen kasaantua kenkälaatikkoon vuoden loppuun asti. Varaa kalenteristasi aikaa kirjanpidolle vähintään kerran kuukaudessa, mieluiten kerran viikossa. Puolen tunnin viikoittainen rutiini on paljon mukavampi kuin kahden päivän paniikki-istunto kerran vuodessa.

Vaihe 5: Ymmärrä, mitkä kulut voit vähentää

Tämä on alue, jossa monet tekevät virheitä. Toiminimiyrittäjänä voit vähentää verotuksessa kaikki kulut, jotka liittyvät tulon hankkimiseen tai säilyttämiseen.

Esimerkkejä vähennyskelpoisista kuluista:

• Työtilojen vuokra ja kulut (jos työskentelet kotoa, voit hakea työhuonevähennystä)
• Toimistotarvikkeet, ohjelmistot ja laitteet (tietokone, puhelin)
• Markkinointi- ja mainoskulut (Google-mainokset, käyntikortit)
• Työmatkat (kilometrikorvaukset omalla autolla, junaliput)
• Ammattikirjallisuus ja koulutukset
• Puhelin- ja nettilaskut (se osuus, joka on työkäytössä)
• Kirjanpitäjän palkkio (ironista, eikö?)

Esimerkkejä EI-vähennyskelpoisista kuluista:

• Oma palkkasi (toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen palkkaa, vaan tekee yksityisottoja)
• Henkilökohtaiset menot (ruokakauppaostokset, kuntosalikortti)
• Sakot ja veronkorotukset
• Edustuskuluista vain 50 % on vähennyskelpoista.

DIY-kirjanpidon sudenkuopat – Varo näitä!

Vaikka itse tekeminen tuntuu houkuttelevalta, se on täynnä ansoja.

• Ajankäyttö: Laske, kuinka monta tuntia käytät kuukaudessa kirjanpitoon. Olisitko voinut tuona aikana tehdä laskutettavaa työtä ja tienata enemmän kuin kirjanpitäjän palkkio olisi ollut?
• Virheet: Pieni näppäilyvirhe tai väärin tulkittu sääntö voi tulla kalliiksi. Ammattilainen tuntee lait ja asetukset.
• Stressi: Veroilmoituksen lähestyminen voi aiheuttaa unettomia öitä. Onko se sen arvoista?
• Missatut vähennykset: Et ehkä tiedä kaikkia pieniä niksejä ja vähennyksiä, jotka ammattilainen osaisi hyödyntää. Hyvä kirjanpitäjä maksaa itsensä takaisin säästettyinä veroina.

Ajatusleikki: Jos laskutat työtäsi 50 €/tunti ja käytät kirjanpitoon 4 tuntia kuukaudessa, sen “hinta” sinulle on 200 euroa. Saatat saada ammattilaisen palvelut halvemmalla.

Kirjanpidon ulkoistaminen – Fiksu sijoitus, ei kulu

Suurin osa menestyvistä yrittäjistä ei tee kirjanpitoaan itse. He ymmärtävät, että heidän aikansa on arvokkaampaa, kun se käytetään oman ydinliiketoiminnan pyörittämiseen. Kirjanpidon ulkoistaminen ei ole kulu, vaan investointi mielenrauhaan, aikaan ja yrityksesi kasvuun.

Kenelle homman voi ulkoistaa?

Vaihtoehtoja on nykyään monia, eri hintaluokissa ja palvelutasoissa.

• Perinteinen tilitoimisto: Luotettava ja varma valinta. Saat henkilökohtaista palvelua ja neuvontaa. Hinta on usein korkeampi, mutta niin on palvelukin.
• Yksityinen kirjanpitäjä: Voi olla joustavampi ja henkilökohtaisempi vaihtoehto. Hinta voi olla kilpailukykyinen.
• Modernit verkkopalvelut: Ylivoimaisesti suosituin vaihtoehto nykyään toiminimille. Nämä palvelut yhdistävät helppokäyttöisen ohjelmiston ja ammattikirjanpitäjän tuen. Hinta on usein kiinteä kuukausimaksu (esim. 50-100 €/kk), joten tiedät tarkalleen, mitä maksat.

Miksi ulkoistaminen kannattaa?

• Säästät aikaa: Tämä on suurin ja selvin hyöty. Saat tunteja ja taas tunteja takaisin elämääsi.
• Vältät virheet ja stressin: Ammattilainen hoitaa homman oikein ja ajallaan. Sinun ei tarvitse murehtia ALV-ilmoitusten tai veroilmoituksen määräpäivistä.
• Saat arvokasta neuvontaa: Hyvä kirjanpitäjä on kuin yrityksesi henkilökohtainen talousvalmentaja. Hän voi antaa vinkkejä verosuunnitteluun ja auttaa sinua ymmärtämään yrityksesi lukuja.
• Skaalautuvuus: Kun liiketoimintasi kasvaa, kirjanpitokumppanisi kasvaa mukanasi. Siirtyminen ALV-velvolliseksi tai yhtiömuodon muuttaminen on paljon helpompaa ammattilaisen kanssa.
• Mielenrauha: Tieto siitä, että talousasiasi ovat osaavissa käsissä, on korvaamaton. Voit keskittyä siihen, missä olet paras.

Miten valita oikea kirjanpitäjä tai palvelu?

Oikean kumppanin valinta on tärkeää. Et ole ostamassa vain palvelua, vaan luottamussuhdetta. Tässä muistilista valintaprosessiin.

• Tarkista osaaminen: Onko heillä kokemusta juuri sinun toimialastasi? Valokuvaajan ja rakennusalan yrittäjän kirjanpidoissa on eroja.
• Selvitä hinnoittelu: Onko hinta kiinteä kuukausimaksu vai tuntilaskutus? Mitä hintaan kuuluu? Kysy suoraan, onko piilokuluja (esim. tilinpäätöksestä veloitetaan erikseen).
• Arvioi kommunikaatiota: Vastaavatko he sähköposteihin nopeasti? Puhuvatko he kieltä, jota ymmärrät, vai pelkkää kirjanpitojargonia?
• Tutustu työkaluihin: Käyttävätkö he moderneja digitaalisia työkaluja? Onko heillä mobiilisovellus kuittien skannaamiseen? Helpottaako heidän järjestelmänsä sinun elämääsi?
• Kysy suosituksia: Kysy muilta yrittäjiltä, ketä he käyttävät ja ovatko he tyytyväisiä. Puskaradio on usein paras tietolähde.

Yhteenveto: Ota kirjanpito haltuun ja keskity olennaiseen

Kirjanpito on pakollinen osa yrittäjyyttä, mutta sen ei tarvitse olla mörkö, joka vie yöunesi.

Sinulla on kaksi selkeää polkua:

1. Tee-se-itse: Mahdollista, jos liiketoimintasi on hyvin pientä, olet äärimmäisen järjestelmällinen ja nautit numeroiden pyörittelystä. Vaatii aikaa ja kurinalaisuutta.
2. Ulkoista: Yleensä fiksumpi valinta lähes kaikille. Säästät aikaa, vältät virheet ja saat ammattilaisen tuen liiketoimintasi kasvattamiseen. Investointi, joka maksaa itsensä takaisin.

Älä anna kirjanpidon lannistaa yrittäjäintoasi. Se on vain yksi osa palapeliä. Tee tietoinen päätös, joka sopii sinulle ja yrityksellesi parhaiten.

Ja kun olet tehnyt sen, voit taputtaa itseäsi olalle ja keskittyä täysillä siihen, miksi alun perin ryhdyit yrittäjäksi: tekemään sitä, mitä rakastat ja missä olet hyvä. Nyt mennään