Toiminimen kulut ja verovähennykset: Kattava opas yrittäjälle

Oletko perustamassa toiminimeä tai pyöritätkö jo omaa yritystäsi? Mahtavaa! Yrittäjyys on upea matka täynnä mahdollisuuksia. Matkan varrella vastaan tulee kuitenkin myös termejä ja käytäntöjä, jotka voivat aluksi hämmentää – kuten toiminimen kulut ja verovähennykset.

Ei hätää! Tämä opas on tehty juuri sinulle. Käymme selkokielellä ja käytännön esimerkkien avulla läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää toiminimen kuluista ja niiden vähentämisestä verotuksessa. Tämän luettuasi ymmärrät, miten voit säästää selvää rahaa täysin laillisesti ja fiksusti.

Mitä toiminimen kulut oikeastaan ovat?

Yksinkertaisesti sanottuna toiminimen kulut ovat kaikki ne menot, jotka liittyvät suoraan yritystoimintaasi. Verottajan kielellä puhutaan “tulonhankkimis- ja säilyttämismenoista”. Ajattele asiaa näin: jos hankit jotain, jotta voisit tehdä työtäsi ja ansaita rahaa, se on todennäköisesti yrityksesi kulu.

Kulujen ymmärtäminen on elintärkeää, sillä ne pienentävät yritystoimintasi verotettavaa tulosta. Ja pienempi verotettava tulo tarkoittaa pienempiä veroja.

Yleisimmät toiminimiyrittäjän kulut

Lista yritystoiminnan kuluista voi olla pitkä ja riippuu täysin toimialastasi. Tässä on kuitenkin kattava listaus yleisimmistä menoista, joita lähes jokainen toiminimiyrittäjä kohtaa:

• Perustamiskulut: Itse toiminimen perustaminen on verkossa ilmaista, mutta jos teet sen paperilomakkeella, kaupparekisteri-ilmoitus maksaa. Nämä kulut voit vähentää heti ensimmäisessä veroilmoituksessasi.
• Työvälineet ja tarvikkeet: Tähän kategoriaan kuuluu kaikki, mitä tarvitset työsi tekemiseen. Esimerkiksi läppäri, puhelin, kamera, työkalut, ohjelmistolisenssit (esim. Adobe, Microsoft Office), toimistotarvikkeet ja ammattikirjallisuus.
• Toimitilakulut: Jos vuokraat erillisen työtilan, kaikki siihen liittyvät kulut (vuokra, sähkö, vesi, lämmitys) ovat vähennyskelpoisia. Myös kotona työskentelyyn liittyy vähennyksiä, joista kerromme myöhemmin lisää!
• Markkinointi- ja mainoskulut: Asiakkaat eivät löydä sinua ilman markkinointia. Näitä kuluja ovat esimerkiksi verkkosivujen luominen ja ylläpito, mainonta sosiaalisessa mediassa, Google Ads -mainokset, käyntikorttien painatus ja messuosallistumiset.
• Ajoneuvokulut: Jos käytät autoa työajoihin, voit vähentää siihen liittyviä kuluja. Tähänkin pureudumme tarkemmin omassa osiossaan, sillä säännöt riippuvat siitä, onko auto yrityksesi vai henkilökohtaisessa omistuksessasi.
• Matkakulut: Työhön liittyvät matkat ovat vähennyskelpoisia. Näitä ovat esimerkiksi junaliput, lentoliput ja majoituskulut, kun matkustat asiakkaan luo toiselle paikkakunnalle.
• Puhelin- ja nettilaskut: Jos käytät puhelinta ja nettiyhteyttä työssäsi, voit vähentää niiden kustannuksia. Yleensä vähennys tehdään sen mukaan, kuinka suuri osa käytöstä on työkäyttöä (esim. 50 %).
• Vakuutukset: Pakollinen YEL-vakuutus (yrittäjän eläkevakuutus) on tärkeä meno, mutta huomaa, että se vähennetään henkilökohtaisella veroilmoituksella, ei yrityksen kirjanpidossa. Muut vapaaehtoiset vakuutukset, kuten vastuuvakuutus tai tapaturmavakuutus, ovat yritystoiminnan kuluja.
• Kirjanpito- ja asiantuntijapalvelut: Tilitoimiston tai kirjanpitäjän palkkiot, lakimiehen konsultointi tai muut asiantuntijapalvelut ovat täysin vähennyskelpoisia kuluja. Ne ovat investointi, joka usein maksaa itsensä takaisin.
• Edustuskulut: Asiakkaiden kestitseminen esimerkiksi lounaan tai illallisen merkeissä on edustuskulua. Näistä kuluista voit vähentää 50 % verotuksessa. Muista aina kirjata ylös, keitä tilaisuudessa oli ja mikä oli sen tarkoitus.
• Koulutusmenot: Oman ammattitaidon ylläpitäminen ja kehittäminen on yritystoiminnan kulu. Voit siis vähentää erilaisten kurssien ja koulutusten hintoja, kunhan ne liittyvät suoraan nykyiseen liiketoimintaasi.

Verovähennys – Mitä se käytännössä tarkoittaa?

Tämä on koko homman ydin. Kun kuulet sanan “verovähennys”, ajattele sitä alennuksena verotettavasta tuloksestasi. Et saa rahaa takaisin suoraan tilillesi, vaan maksat vähemmän veroja.

Verotettava tulo lasketaan kaavalla: Liikevaihto - Kulut = Tulos

Maksat siis veroa ainoastaan voitostasi, et kaikista saamistasu rahoista. Mitä enemmän sinulla on vähennyskelpoisia kuluja, sitä pienemmäksi tuloksesi muodostuu ja sitä vähemmän maksat veroa.

Katsotaanpa yksinkertaistettua esimerkkiä.

Esimerkki: Valokuvaaja Vilma

Vilma on toiminimiyrittäjä, ja hänen liikevaihtonsa vuodessa on 40 000 euroa.

Tilanne A: Vilma ei vähennä kuluja

Vilma unohtaa kirjata ylös kulujaan. Hänen verotettava tulonsa on koko 40 000 euroa. Veroja lasketaan tästä summasta.

Tilanne B: Vilma vähentää kaikki kulut

Vilma on ollut tarkkana ja kerännyt kaikki kuitit talteen. Hänellä on vuoden aikana ollut kuluja yhteensä 8 000 euroa (uusi kamera, objektiivi, kuvankäsittelyohjelma, markkinointi, kirjanpitäjä).

Nyt hänen verotettava tulonsa lasketaan näin: 40 000 € (liikevaihto) - 8 000 € (kulut) = 32 000 € (verotettava tulo)

Vilma maksaa veroja 32 000 eurosta, ei 40 000 eurosta. Säästö on merkittävä!

Tämä esimerkki osoittaa, miksi jokainen kuitti on kullanarvoinen. Jokainen vähennetty euro pienentää verotaakkaasi.

Miten toiminimen kulut vähennetään käytännössä?

Kulujen vähentäminen ei ole rakettitiedettä, mutta se vaatii järjestelmällisyyttä. Prosessi etenee kolmessa vaiheessa.

Vaihe 1: Kirjanpito on kaiken A ja O

Kaikki lähtee liikkeelle huolellisesta kirjanpidosta. Ilman sitä et voi tehdä vähennyksiä.

• Säilytä kaikki kuitit ja laskut: Ota tavaksi napata kuva kuitista heti oston jälkeen ja tallentaa se sähköisesti. Monet kirjanpito-ohjelmat tarjoavat tähän käteviä mobiilisovelluksia. Paperisetkin kuitit kelpaavat, kunhan säilytät ne huolellisesti.
• Pidä kirjaa tuloista ja menoista: Toiminimiyrittäjä voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kunnes tietyt rajat ylittyvät. Se tarkoittaa käytännössä listaa tuloista (myynnit) ja menoista (ostot) aikajärjestyksessä.
• Harkitse kirjanpito-ohjelmaa tai kirjanpitäjää: Vaikka yhdenkertainen kirjanpito onnistuu vaikka Excelissä, suosittelemme lämpimästi modernia kirjanpito-ohjelmaa. Se tekee kuittien hallinnasta, alv-laskennasta ja veroilmoituksen tekemisestä huomattavasti helpompaa. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä on myös erinomainen investointi, joka varmistaa, että kaikki menee oikein ja saat hyödynnettyä kaikki mahdolliset vähennykset.

Vaihe 2: Veroilmoituksen täyttäminen

Kerran vuodessa on aika täyttää elinkeinotoiminnan veroilmoitus. Tässä kohtaa kirjanpitosi pääsee tositoimiin.

Veroilmoitukseen kootaan kaikki yritystoimintasi tulot ja menot koko verovuodelta. Kirjanpidostasi saat suoraan luvut, jotka syötät veroilmoituksen oikeisiin kohtiin. Jos käytät kirjanpito-ohjelmaa, se usein luo veroilmoituksen lähes automaattisesti.

Muista: Veroilmoitus on yhteenveto kirjanpidostasi. Verottaja voi pyytää nähtäväksi kuitteja ja tositteita, joten niiden on oltava tallessa.

Vaihe 3: Muista arvonlisävero (ALV)

Jos olet arvonlisäverovelvollinen (eli liikevaihtosi ylittää 15 000 euroa vuodessa), kulujen käsittelyssä on yksi lisäaskel.

• Kun olet alv-velvollinen: Vähennät yrityksen verotuksessa menon arvonlisäverottoman hinnan. Itse arvonlisäveron osuuden vähennät omassa alv-ilmoituksessasi. Saat siis ostojen sisältämän alv:n takaisin verottajalta.
• Kun et ole alv-velvollinen: Vähennät menon koko summallaan (sisältäen arvonlisäveron) elinkeinotoiminnan veroilmoituksessa.

Esimerkki: Ostat 1240 euron (1000 € + alv 240 €) läppärin.

• Alv-velvollisena: Vähennät tuloverotuksessa 1000 € ja alv-ilmoituksella 240 €.
• Ei-alv-velvollisena: Vähennät tuloverotuksessa koko 1240 €.

Kulut, joita ET voi vähentää verotuksessa

Yhtä tärkeää kuin tietää, mitä voi vähentää, on tietää, mitä ei voi vähentää. Näiden kirjaaminen yrityksen kuluiksi on virhe, joka voi johtaa veroseuraamuksiin.

Tässä selkeä lista menoista, jotka eivät ole vähennyskelpoisia:

• Oma palkkasi: Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa. Koko yrityksen voitto on sinun henkilökohtaista tuloasi, josta maksat verot. Voit kuitenkin nostaa rahaa yrityksen tililtä vapaasti omaan käyttöösi – näitä nostoja kutsutaan yksityisotoiksi, eivätkä ne ole yrityksen kulu.
• Verot ja veronluontoiset maksut: Tuloverot, veronkorotukset tai myöhästymismaksut eivät ole vähennyskelpoisia.
• Sakot ja rangaistusmaksut: Ylinopeussakot, pysäköintivirhemaksut tai muut vastaavat eivät liity tulonhankintaan, joten niitä ei voi vähentää.
• Puhtaasti henkilökohtaiset menot: Ruokakauppaostokset, omat vaatteet (elleivät ne ole erityisiä suoja- tai työvaatteita), kuntosalimaksut tai lastenhoitokulut ovat henkilökohtaisen elämän kuluja. Raja on joskus häilyvä, mutta nyrkkisääntö on selvä: jos meno ei liity yritystoimintaan, sitä ei vähennetä.

Erityistapaukset ja vinkit: Ota kaikki hyöty irti!

Nyt kun perusteet ovat hallussa, syvennytään muutamiin yleisimpiin erityistilanteisiin. Näiden ymmärtäminen auttaa sinua maksimoimaan vähennyksesi.

Työhuonevähennys – Kun toimistosi on kotonasi

Moni yrittäjä työskentelee kotoa käsin. Voit saada tästä verohyötyä, vaikka sinulla ei olisi erillistä työhuonetta. Vaihtoehtoja on kaksi:

1. Kaavamainen työhuonevähennys

Tämä on helpoin tapa. Verohallinto vahvistaa vuosittain kiinteät summat, jotka voit vähentää ilman erillisiä selvityksiä. Summa riippuu siitä, kuinka paljon käytät kotiasi työntekoon.

Esimerkiksi vuonna 2023 summat olivat:

• 940 €/vuosi: Jos käytät työhuonetta päätoimisesti (esim. olet freelancer-koodari).
• 470 €/vuosi: Jos käytät työhuonetta sivutoimisesti tai merkittävän osan ajasta (esim. teet kotona kaikki toimistotyöt).
• 235 €/vuosi: Jos käytät asuntoa satunnaisten sivutulojen hankkimiseen.

Vinkki: Valitse tämä, jos et jaksa tai pysty laskemaan todellisia kuluja. Se on helppo ja riskitön tapa saada verohyötyä.

2. Vähennys todellisten kulujen mukaan

Jos kotitoimistosi kulut ovat suuremmat kuin kaavamainen vähennys, voit vähentää todelliset kulut. Tällöin sinun täytyy laskea, kuinka suuri osa asuntosi kokonaiskuluista kohdistuu työkäyttöön.

Laske ensin työhuoneen osuus asunnon kokonaispinta-alasta. Jos asuntosi on 100 m² ja työhuoneesi on 15 m², työkäytön osuus on 15 %. Voit tällöin vähentää 15 % seuraavista kuluista:

• Vuokra tai yhtiövastike
• Asuntolainan korot
• Sähkö- ja lämmityskulut
• Kiinteistövero

Lisäksi voit vähentää kokonaan työhuoneeseen hankittujen kalusteiden (esim. työpöytä, tuoli) kustannukset.

Auton käyttö yritystoiminnassa

Autokulut ovat toinen yleinen, mutta hieman monimutkainen vähennys. Tärkein kysymys on: kuinka paljon ajat työajoja?

Tilanne 1: Yli 50 % ajoista on työajoa

Jos yli puolet vuoden aikana ajetuista kilometreistä on yritystoimintaan liittyviä, auto katsotaan elinkeinotoiminnan omaisuudeksi.

• Kaikki autoon liittyvät kulut (polttoaineet, vakuutukset, huollot, renkaat, pesut) kirjataan suoraan yrityksen kuluihin.
• Henkilökohtaisista ajoista syntyy sinulle verotettava autoetu, joka lisätään tuloihisi.
• Ajopäiväkirja on pakollinen todisteeksi ajojen jakautumisesta.

Tilanne 2: Alle 50 % ajoista on työajoa

Jos suurin osa ajoistasi on henkilökohtaisia, auto on yksityisomaisuuttasi.

• Et voi vähentää auton todellisia kuluja (kuten bensakuitteja) kirjanpidossa.
• Sen sijaan teet vähennyksen lisävähennyksenä elinkeinotoiminnan veroilmoituksella. Vähennys perustuu ajettuihin työkilometreihin.
• Vähennyksen suuruus on Verohallinnon vuosittain vahvistama kilometrikorvaus (esim. 0,53 €/km vuonna 2023).
• Ajopäiväkirja on ehdottoman pakollinen! Merkitse ylös jokaisen työajon päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika, reitti, matkan pituus ja ajon tarkoitus.

Puhelin- ja nettilaskut

Harvalla yrittäjällä on erillistä puhelinta ja nettiä vain työkäyttöön. Jos käytät samaa liittymää sekä työssä että vapaa-ajalla, voit vähentää osan sen kustannuksista.

Yleisin ja hyväksytty tapa on arvioida työkäytön osuus. Reilu arvio on usein 50 %. Tällöin voit kirjata puolet puhelin- ja nettiliittymäsi kuukausimaksuista yrityksesi kuluksi.

Yhteenveto: Ota kulut haltuun ja menesty!

Toiminimen kulujen ja verovähennysten maailma saattaa aluksi tuntua viidakolta, mutta perusperiaatteet ovat lopulta yksinkertaisia. Kun omaksut ne, teet yrittäjyydestäsi taloudellisesti kannattavampaa.

Muista nämä kolme kultaista sääntöä:

1. Säilytä kaikki kuitit. Ota tavaksi tallentaa jokainen yritystoimintaan liittyvä kuitti. Ne ovat rahanarvoisia tositteita.
2. Tiedä, mitä voit vähentää. Käytä tätä opasta apunasi ja varmista, että hyödynnät kaikki lailliset vähennykset työhuoneesta markkinointikuluihin.
3. Älä pelkää kysyä apua. Hyvä kirjanpitäjä tai moderni kirjanpito-ohjelma on yrittäjän paras ystävä. Ne säästävät aikaa, vaivaa ja rahaa.

Olemalla järjestelmällinen ja perillä asioista otat ohjat omiin käsiisi. Verovähennykset eivät ole oikotie onneen, vaan fiksua taloudenhoitoa, joka kuuluu jokaisen yrittäjän työkalupakkiin. Tsemppiä matkallesi