Toiminimen laskutus: Kattava opas aloittelevalle yrittäjälle

Oletko perustanut toiminimen ja valmiina lähettämään ensimmäisen laskusi? Hienoa! Monelle yrittäjälle ensimmäisen laskun luominen on jännittävä hetki – se tekee unelmasta totta ja muuttaa oman osaamisen euroiksi.

Laskuttaminen toiminimellä ei ole rakettitiedettä, mutta siihen liittyy muutama tärkeä perusasia, jotka on hyvä ottaa haltuun heti alussa. Kun opit oikeat käytännöt, laskutuksesta tulee sujuva rutiini, joka tukee liiketoimintaasi.

Tässä kattavassa oppaassa käymme läpi 10 yleisintä kysymystä, jotka liittyvät toiminimiyrittäjän laskutukseen ja oman työn hinnoitteluun. Tämän luettuasi olet valmis luomaan ja lähettämään laskuja kuin ammattilainen!

1. Miten hinnoittelen oman työni oikein?

Yksi yrittäjyyden suurimmista haasteista on oman työn hinnoittelu. Liian korkea hinta voi karkottaa asiakkaat, mutta liian matala hinta syö kannattavuutta ja antaa epäammattimaisen kuvan. Oikea hinta kattaa kaikki kulusi, takaa sinulle kohtuullisen korvauksen ja jättää tilaa myös liiketoiminnan kehittämiselle.

Mieti hinnoittelua laajemmin kuin vain tuntipalkkana. Yrittäjänä sinun tulee kattaa laskutuksellasi kaikki kulut, jotka palkansaajalla sisältyvät palkkaan ja työnantajan maksuihin.

Huomioi nämä asiat hinnoittelussasi:

• Pakolliset kulut: Muista, että laskutuksestasi maksetaan paljon muutakin kuin vain oma “palkkasi”. Tärkeitä kuluja ovat:
  • YEL-vakuutus: Yrittäjän eläkevakuutus on lakisääteinen ja merkittävä kuluerä.
  • Verot: Maksat tuloistasi ennakkoveroa oman veroprosenttisi mukaan.
  • Arvonlisävero (alv): Useimmiten laskuun lisätään alv (yleisimmin 24 %), jonka tilität valtiolle.
  • Muut vakuutukset: Esimerkiksi tapaturmavakuutus tai vastuuvakuutus.
• Liiketoiminnan kulut: Nämä ovat kuluja, jotka syntyvät yritystoiminnan pyörittämisestä:
  • Työvälineet ja ohjelmistot (tietokone, puhelin, lisenssimaksut)
  • Markkinointi- ja mainoskulut
  • Toimitilakulut tai kotitoimiston vähennykset
  • Kirjanpitäjän palkkiot
  • Matkakulut
• Laskuttamaton työ: Kaikki työaikasi ei ole laskutettavaa. Muista huomioida aika, joka kuluu hallinnollisiin tehtäviin, kuten sähköposteihin vastaamiseen, markkinointiin, tarjousten tekemiseen ja uusasiakashankintaan.

Nyrkkisääntö: Arvioi, että noin puolet laskuttamastasi summasta (ilman arvonlisäveroa) kuluu veroihin ja muihin kuluihin. Jos haluat itsellesi käteen 2000 euroa kuukaudessa, sinun tulee laskuttaa vähintään 4000 euroa (+ alv).

Miten lasken tuntihinnan?

Yksinkertainen tapa hahmotella omaa tuntihintaa on laskea yhteen kaikki kuukausittaiset kulusi ja tavoittelemasi nettopalkka. Jaa tämä summa kuukauden laskutettavilla tunneilla.

Esimerkki:

1. Haluttu nettopalkka: 2500 €/kk
2. Verot ja YEL (arvio): 1500 €/kk
3. Muut liiketoiminnan kulut: 500 €/kk
4. Katettava summa yhteensä: 2500 + 1500 + 500 = 4500 €/kk
5. Laskutettavat tunnit kuukaudessa: Oletetaan, että teet 8 tuntia päivässä töitä, mutta siitä vain 5 tuntia on laskutettavaa asiakastyötä (noin 100 tuntia/kk).
6. Minimi tuntihinta (alv 0 %): 4500 € / 100 h = 45 €/h

Tähän hintaan lisätään vielä arvonlisävero. Muista myös tutkia kilpailijoidesi hintatasoa, mutta älä kopioi sitä suoraan. Perustele oma hintasi laadulla, kokemuksella ja palvelun arvolla.

2. Paljonko yrittäjälle jää oikeasti käteen laskutuksesta?

Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä, ja sen ymmärtäminen auttaa hahmottamaan yrittäjän taloutta realistisesti. Vastaus on selvä: laskutussumma ei ole palkkaa.

Käydään läpi yksinkertainen esimerkki, joka havainnollistaa, mihin rahat kuluvat.

Oletetaan, että lähetät asiakkaalle laskun, jonka veroton summa on 1000 euroa.

1. Arvonlisävero (alv 24 %): Lisäät laskuun arvonlisäveron 240 euroa. Asiakas maksaa sinulle yhteensä 1240 euroa.

   • Tästä summasta 240 euroa on valtion rahaa. Se odottaa tililläsi, kunnes tilität sen verottajalle. Sinun osuutesi on siis edelleen 1000 euroa.

2. Liiketoiminnan kulut: Oletetaan, että sinulla on kuukaudessa 200 euroa kuluja (ohjelmistot, puhelin jne.), jotka kohdistuvat tähän laskuun.

   • 1000 € - 200 € = 800 €. Tämä on yrityksesi tulos ennen veroja ja YEL-maksuja.

3. YEL-vakuutus: YEL-maksu perustuu arvioituun vuosityötuloosi. Oletetaan, että YEL-maksusi on 25 % työtulostasi. Jos tämä 800 euroa olisi koko kuun tulosi, YEL-maksu voisi olla noin 200 euroa.

   • 800 € - 200 € = 600 €.

4. Tulovero: Jäljelle jäävästä 600 eurosta maksat veroa henkilökohtaisen veroprosenttisi mukaan. Jos veroprosenttisi on esimerkiksi 20 %:

   • 600 € * 20 % = 120 €.
   • 600 € - 120 € = 480 €.

Tässä esimerkissä 1240 euron laskusta sinulle jäi käteen 480 euroa. Tämä on karkea yksinkertaistus, mutta se osoittaa, että kulurakenne on yrittäjällä täysin erilainen kuin palkansaajalla.

3. Miten hinnat ilmoitetaan kuluttajille ja yritysasiakkaille?

Hintojen ilmoittamisessa on yksi todella tärkeä sääntö, joka riippuu siitä, myytkö palveluitasi kuluttajille (B2C) vai toisille yrityksille (B2B).

Myynti kuluttajille (B2C)

Kun myyt tuotteita tai palveluita yksityishenkilöille, laki vaatii, että ilmoitat hinnat aina arvonlisäverollisina. Kuluttajan täytyy nähdä lopullinen hinta, jonka hän maksaa kassalla tai laskulla.

Esimerkki:

• “Kotisiivous 90 € (sis. alv 24%)"
• "Valokuvauspaketti 499 €” (hinnan oletetaan sisältävän alv:n)

Jos verkkosivuillasi tai hinnastossasi on hintoja kuluttajille, varmista, että ne sisältävät arvonlisäveron. Voit lisätä pienen maininnan, kuten “Kaikki hinnat sisältävät arvonlisäveron 24 %“.

Myynti yrityksille (B2B)

Yritysten välisessä kaupassa on vakiintunut käytäntö ilmoittaa hinnat ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Tämä johtuu siitä, että arvonlisäverovelvolliset yritykset voivat vähentää ostojensa alv:n omassa verotuksessaan. Yritysasiakasta kiinnostaa siis ensisijaisesti veroton hinta, koska se on heille todellinen kulu.

Esimerkki:

• “IT-konsultointi 120 €/h + alv 24%"
• "Logon suunnittelu, tarjous 800 € (alv 0%)“

Vinkki: Jos palvelet sekä kuluttajia että yrityksiä, ole erityisen tarkka. Voit esimerkiksi luoda eri hinnastot tai ilmoittaa hinnan molemmilla tavoilla: “Palvelun hinta 100 € (alv 0 %), veloitus yhteensä 124 €.“

4. Mitä tietoja lainmukaisessa laskussa pitää olla?

Jotta lasku olisi virallinen ja kelpaisi kirjanpitoon, sen tulee sisältää tietyt pakolliset tiedot arvonlisäverolain mukaisesti. Puutteellinen lasku voi aiheuttaa ongelmia sekä sinulle että asiakkaallesi.

Onneksi nykyaikaiset laskutusohjelmat huolehtivat tästä automaattisesti, mutta tiedot on silti hyvä tuntea.

Laskusta on löydyttävä vähintään seuraavat tiedot:

1. Laskun päivämäärä: Päivä, jolloin lasku on luotu.
2. Laskunumero: Ainutlaatuinen, juokseva numero. Sarjan on oltava katkeamaton (esim. 2024-001, 2024-002…).
3. Myyjän tiedot:
   • Nimesi tai toiminimesi
   • Osoitteesi
   • Y-tunnuksesi
4. Ostajan tiedot:
   • Asiakkaan nimi
   • Asiakkaan osoite
5. Myydyn tavaran tai palvelun tiedot:
   • Selkeä kuvaus siitä, mitä myyt (esim. “Verkkosivujen suunnittelu”, “5 tuntia konsultointia”).
   • Määrä ja yksikkö (esim. 5 kpl, 3 h).
6. Toimituspäivä: Päivä, jolloin palvelu on suoritettu tai tavara toimitettu.
7. Veron peruste: Hinta ilman arvonlisäveroa (veroton hinta).
8. Sovellettava verokanta: Esimerkiksi 24 %, 14 % tai 10 %.
9. Suoritettavan veron määrä: Arvonlisäveron summa euroina.
10. Maksettava yhteissumma: Lopullinen summa, jonka asiakas maksaa.

Erityistilanteet

• Jos et ole alv-velvollinen (vähäinen liiketoiminta): Lisää laskuun maininta “Vähäisen toiminnan verovapaus (AVL 3 §)“. Tällöin et lisää laskuun arvonlisäveroa.
• Käännetty arvonlisäverovelvollisuus: Jos myyt esimerkiksi rakennuspalveluita toiselle yritykselle tai palveluita toiseen EU-maahan, laskuun lisätään merkintä “Käännetty arvonlisäverovelvollisuus”.

5. Missä muodossa voin lähettää laskuja?

Laskun voi toimittaa asiakkaalle monella eri tavalla. Valitse tapa, joka on tehokas sinulle ja sopii asiakkaallesi.

• Sähköpostilasku (PDF): Yleisin ja helpoin tapa. Luot laskun laskutusohjelmalla, tallennat sen PDF-muotoon ja lähetät sähköpostin liitteenä. Tämä sopii hyvin pienyrityksille ja kuluttaja-asiakkaille.
• Verkkolasku: Ammattimaisin ja suositelluin tapa yritysten välisessä laskutuksessa. Verkkolasku ei ole sähköpostin liitetiedosto, vaan se on sähköisessä, konekielisessä muodossa lähetetty lasku, joka siirtyy suoraan laskutusjärjestelmästäsi asiakkaan järjestelmään.

  Verkkolaskun edut: Se on nopea, vähentää virheitä, tehostaa maksamista ja on ympäristöystävällinen. Suuret yritykset ja julkinen sektori vaativat lähes aina verkkolaskuja.

• Paperilasku: Perinteinen postitse lähetettävä lasku. Tämä on nykyään harvinainen, hidas ja kallis vaihtoehto. Käytä vain, jos asiakas sitä erikseen pyytää.

6. Laskupohja, laskutusohjelma vai laskutuspalvelu?

Toiminimiyrittäjällä on useita vaihtoehtoja laskutuksen hoitamiseen. Valinta vaikuttaa ajankäyttöösi, ammattimaiseen kuvaasi ja virheiden määrään.

Ilmainen laskupohja (esim. Word tai Excel)

• Plussat: Ilmainen.
• Miinukset: Erittäin altis virheille. Sinun pitää itse huolehtia juoksevasta numeroinnista, päivämääristä ja laskutoimituksista. Laskupohjat näyttävät usein epäammattimaisilta, ja maksujen seuranta on hankalaa. Ei suositella kuin aivan satunnaiseen laskutukseen.

Laskutusohjelma

• Plussat: Automatisoi lähes kaiken. Ohjelma luo automaattisesti laskunumerot, laskee summat ja arvonlisäverot, tallentaa asiakas- ja tuoterekisterin sekä seuraa maksuja. Laskut näyttävät ammattimaisilta, ja voit lähettää myös verkkolaskuja.
• Miinukset: Maksaa yleensä pienen kuukausimaksun (tyypillisesti 10–30 €/kk).
• Suositus: Ehdottomasti paras valinta jokaiselle toiminimiyrittäjälle. Säästät aikaa, vältät virheitä ja annat itsestäsi ammattimaisen kuvan. Investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Laskutuspalvelu (eli kevytyrittäjyys)

Tämä sekoitetaan usein laskutusohjelmaan. Laskutuspalvelu on tarkoitettu kevytyrittäjille, joilla ei ole omaa Y-tunnusta. Palvelu hoitaa kaiken byrokratian (verot, vakuutusmaksut) puolestasi ja maksaa sinulle palkan.

Jos olet toiminimiyrittäjä ja sinulla on oma Y-tunnus, et käytä laskutuspalvelua, vaan laskutusohjelmaa.

7. Milloin lasku kannattaa lähettää?

Vastaus on yksinkertainen: mahdollisimman pian.

Lähetä lasku heti, kun olet tehnyt sovitun työn tai toimittanut tuotteen. Älä odota kuun loppuun tai kerää laskuja kasaan.

Miksi nopea laskutus on tärkeää?

• Parempi kassavirta: Mitä nopeammin lähetät laskun, sitä nopeammin saat rahat tilillesi.
• Ammattimaisuus: Nopea laskutus viestii, että olet järjestelmällinen ja tehokas.
• Vähemmän unohduksia: Asiakkaalla on työ tuoreessa muistissa, mikä vähentää epäselvyyksiä.

Entä pitkät projektit?

Jos projekti kestää useita viikkoja tai kuukausia, älä odota sen valmistumista. Sovi asiakkaan kanssa laskutuksesta osissa.

• Ennakkomaksu: Voit pyytää osan maksusta (esim. 30 %) etukäteen. Tämä sitouttaa asiakasta ja kattaa aloittamiseen liittyviä kulujasi.
• Maksuerät: Jaa projekti vaiheisiin ja laskuta aina yhden vaiheen valmistuttua (esim. 30 % alussa, 40 % puolivälissä, 30 % lopussa).

8. Mitä maksuehdot ja eräpäivä tarkoittavat?

Maksuehto kertoo, kuinka monta päivää asiakkaalla on aikaa maksaa lasku sen päiväyksestä. Yleisimmät maksuehdot ovat:

• 7 päivää netto
• 14 päivää netto
• 30 päivää netto

Eräpäivä on se konkreettinen päivämäärä, jolloin maksun on viimeistään oltava tililläsi. Se lasketaan lisäämällä maksuehdon pituus laskun päivämäärään.

Vinkki: Pienyrittäjänä suosi lyhyempiä maksuehtoja, kuten 7 tai 14 päivää. Se parantaa kassavirtaasi merkittävästi. Yritysten välisessä kaupassa 30 päivää on yleinen, mutta voit aina neuvotella lyhyemmästä ajasta.

Muista mainita laskulla myös viivästyskorko (lain mukainen viivästyskorko) ja mahdollinen huomautusmaksu. Tämä kannustaa maksamaan laskun ajallaan.

9. Asiakas ei maksa laskua – mitä teen?

Valitettavasti joskus käy niin, että maksua ei kuulu eräpäivään mennessä. Älä panikoi – toimi järjestelmällisesti.

Toimintasuunnitelma maksamattomalle laskulle:

1. Ystävällinen huomautus: Odota pari päivää eräpäivän jälkeen ja lähetä asiakkaalle ystävällinen sähköposti tai viesti. Usein kyse on vain unohduksesta.

   ”Hei [Asiakkaan nimi], huomasin, että laskun [laskunumero] eräpäivä oli eilen. Voisitko tarkistaa, onko maksu jo lähtenyt teiltä? Kiitos!”

2. Virallinen maksumuistutus: Jos maksua ei vieläkään kuulu, lähetä virallinen maksumuistutus. Voit lain mukaan periä kuluttajalta 5 euron muistutuskulun. Muistutuksessa tulee näkyä alkuperäisen laskun tiedot.
3. Perintätoimisto: Jos maksumuistutuskaan ei tehoa, on aika siirtää asia ammattilaisille. Voit antaa laskun perintätoimiston hoidettavaksi. He hoitavat yhteydenpidon asiakkaaseen ja tarvittaessa oikeudelliset toimet. Perintäkulut lisätään velallisen maksettavaksi.

Tärkeintä on toimia aktiivisesti. Mitä kauemmin odotat, sitä vaikeammaksi saatavan periminen muuttuu.

10. Miten laskutan ulkomaille?

Kansainvälinen laskutus tuo mukanaan omat sääntönsä, erityisesti arvonlisäveron osalta. Pääsäännöt riippuvat siitä, onko asiakas EU:n sisä- vai ulkopuolella ja onko hän yritys vai kuluttaja.

Laskutus toiselle yritykselle EU-maahan (B2B)

Tässä sovelletaan yleensä käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta.

• Myyt palvelun tai tavaran verottomana (alv 0 %).
• Varmista asiakkaan alv-tunniste (VAT number) EU:n VIES-palvelusta. Tämä on pakollista!
• Lisää laskuun asiakkaan alv-tunniste sekä maininta “Reverse Charge” tai “Käännetty arvonlisäverovelvollisuus”.
• Ilmoita nämä myynnit Verohallinnolle alv-ilmoituksen lisäksi myös yhteenvetoilmoituksella.

Laskutus EU:n ulkopuolelle

Myynti EU:n ulkopuolelle on pääsääntöisesti arvonlisäverotonta. Säännöt voivat kuitenkin vaihdella maittain ja palvelutyypeittäin (erityisesti digitaaliset palvelut).

Laskutus kuluttajille ulkomaille (B2C)

Tämä on monimutkaisempaa. Palveluiden myynnissä arvonlisävero maksetaan yleensä ostajan maahan. Tätä varten on olemassa EU:n One Stop Shop (OSS) -järjestelmä, joka helpottaa verojen ilmoittamista ja maksamista keskitetysti Suomen kautta.

Muista: Jos laskutat säännöllisesti ulkomaille, keskustele aina kirjanpitäjäsi kanssa varmistaaksesi, että kaikki menee oikein. He ovat parhaita asiantuntijoita neuvomaan juuri sinun tilanteessasi.

Yhteenveto

Laskutus on yrittäjän arkipäivää ja yksi tärkeimmistä rutiineista. Kun otat perusasiat haltuun heti alusta alkaen, vältät monta murhetta ja varmistat, että saat korvauksen tekemästäsi työstä.

Muista nämä avainasiat:

• Hinnoittele fiksusti: Kata kaikki kulusi, älä vain tavoittele tiettyä tuntipalkkaa.
• Ymmärrä numerosi: Tiedä, paljonko laskusta todella jää käteen verojen ja kulujen jälkeen.
• Käytä laskutusohjelmaa: Se säästää aikaa, hermoja ja tekee sinusta ammattilaisen.
• Laskuta nopeasti ja järjestelmällisesti: Se parantaa kassavirtaasi ja pitää taloutesi kunnossa.
• Älä pelkää periä saataviasi: Olet ansainnut maksun työstäsi.

Onnea matkaan yrittäjyyden polulla! Laskutuksen opettelu on ensimmäinen askel kohti menestyvää ja kannattavaa liiketoimintaa.