Toiminimen puhelin- ja tietokonekulut verovähennyksiin – kattava opas

Pyöritätkö toiminimeä ja hoidat hommia samalla puhelimella ja läppärillä, joilla selaat iltaisin somea ja katsot suosikkisarjojasi? Jos vastaus on kyllä, et todellakaan ole yksin. Moni toiminimiyrittäjä pohtii, voiko näitä arjen työkaluja ja niiden kuluja laittaa firman piikkiin.

Hyviä uutisia: kyllä voi, ja se kannattaa! Oikein tehtynä puhelimen, tietokoneen ja liittymien kulujen vähentäminen verotuksessa voi säästää sinulle selvää rahaa.

Tässä kattavassa oppaassa käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää toiminimen puhelin- ja tietokonekulujen vähentämisestä. Selitämme asiat selkeästi ja esimerkkien avulla, jotta voit hyödyntää kaikki sinulle kuuluvat veroedut.

Mitä verovähennys käytännössä tarkoittaa?

Ennen kuin sukellamme syvemmälle puhelimiin ja läppäreihin, kerrataan nopeasti, mitä verovähennys oikeastaan tarkoittaa. Moni mieltää sen alennukseksi maksettavasta verosta, mutta aivan näin se ei toimi.

Verovähennys tarkoittaa, että yritystoimintaasi liittyvä kulu pienentää yrityksesi verotettavaa tulosta. Kun verotettava tulos on pienempi, myös maksettavan veron määrä pienenee.

Kyseessä on siis kulu, jonka saat vähentää liikevaihdostasi ennen kuin lopullinen veroprosenttisi iskee kiinni tulokseen.

Katsotaanpa simppeliä esimerkkiä:

• Toiminimesi liikevaihto on vuodessa 40 000 euroa.
• Sinulla on liiketoimintaan liittyviä kuluja (esim. tarvikkeita, ohjelmistoja, markkinointia) yhteensä 8 000 euroa.
• Ilman vähennyksiä verotettava tuloksesi olisi 40 000 euroa.
• Kun vähennät kulut, verotettava tuloksesi onkin 40 000 € - 8 000 € = 32 000 euroa.

Maksat siis veroa 32 000 eurosta, et 40 000 eurosta. Pienistä puroista syntyy iso virta, ja jokainen laillinen vähennys on kotiin päin!

Puhelinta ja sen käyttöä koskevat vähennykset

Älypuhelin on nykyään lähes jokaisen yrittäjän tärkein työkalu. Sillä hoidetaan asiakaspuhelut, sähköpostit, sosiaalisen median markkinointi ja paljon muuta. Siksi onkin täysin perusteltua, että sen kuluja voi vähentää verotuksessa.

Käydään läpi, miten vähennät puhelimen ostohinnan ja kuukausittaiset liittymäkulut.

Puhelimen ostohinnan vähentäminen

Kun ostat toiminimellesi uuden puhelimen, voit vähentää sen hankintahinnan kirjanpidossasi. Tapa, jolla vähennys tehdään, riippuu puhelimen hinnasta.

Vaihtoehto 1: Pienhankinta (hinta alle 1200 €)

Jos puhelimen arvonlisäveroton ostohinta on enintään 1200 euroa, se lasketaan pienhankinnaksi. Tällöin voit vähentää koko summan kerralla sinä vuonna, jona olet puhelimen ostanut.

Esimerkki:

Ostat uuden älypuhelimen pääasiassa työkäyttöön. Puhelimen hinta on 999 euroa. Koska hinta on alle 1200 euroa, voit kirjata koko 999 euron summan toiminimesi kuluksi heti ostohetkellä. Tämä on helppo ja nopea tapa.

Muista: Jos et ole ALV-velvollinen, raja on 1200 euroa sisältäen arvonlisäveron. Jos olet ALV-velvollinen, raja koskee verotonta hintaa.

Vaihtoehto 2: Poistot (hinta yli 1200 €)

Jos puhelin on kalliimpi ja sen arvonlisäveroton hinta ylittää 1200 euroa, et voi vähentää sitä kerralla. Sen sijaan vähennys tehdään vuosittaisina poistoina.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että jaat hankintahinnan kulumisen useammalle vuodelle. Yleisin poistoprosentti koneille ja kalustolle on 25 % menojäännöksestä.

Esimerkki:

Ostat huippuluokan älypuhelimen, jonka veroton hinta on 1500 euroa.

• 1. vuosi: Teet 25 % poiston ostohinnasta: 1500 € * 0,25 = 375 €. Tämä on ensimmäisen vuoden vähennyksesi. Kirjanpitoon jäävä arvo (menojäännös) on 1500 € - 375 € = 1125 €.
• 2. vuosi: Teet 25 % poiston menojäännöksestä: 1125 € * 0,25 = 281,25 €. Tämä on toisen vuoden vähennyksesi. Uusi menojäännös on 1125 € - 281,25 € = 843,75 €.
• 3. vuosi: Jatkat samaan tapaan, kunnes koko hankintahinta on poistettu.

Poistojen tekeminen voi tuntua monimutkaiselta, mutta nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmat tai ammattitaitoinen kirjanpitäjä hoitavat laskutoimitukset puolestasi.

Puhelinlaskujen ja liittymäkulujen vähentäminen

Puhelimen ostohinnan lisäksi voit tietenkin vähentää myös sen käytöstä aiheutuvia kuluja, eli puhelinlaskuja. Tässä ratkaisevaa on se, miten paljon käytät puhelinta työhön ja miten paljon henkilökohtaisiin asioihin.

• 100 % työkäytössä: Jos sinulla on erillinen puhelin ja liittymä, jota käytät ainoastaan yritystoimintaasi, voit vähentää liittymän kulut kokonaisuudessaan. Tämä on kuitenkin toiminimiyrittäjillä melko harvinaista.
• Seka- eli yhdistelmäkäyttö: Todennäköisemmin käytät samaa puhelinta ja liittymää sekä työ- että yksityisasioihin. Tällöin sinun tulee arvioida, kuinka suuri osa käytöstä on työkäyttöä.

Nyrkkisääntö ja verottajan hyväksymä käytäntö on 50/50-jako. Voit siis yleensä turvallisesti vähentää puhelinlaskustasi 50 % toiminimesi kuluna ilman sen kummempia selvityksiä.

Esimerkki:

Puhelinlaskusi on 39,90 euroa kuukaudessa. Käytät puhelinta sekä asiakaspuheluihin että kavereille soitteluun.

Voit vähentää kuukausittaisista kuluista 50 %: 39,90 € * 0,50 = 19,95 €.

Vuodessa tämä tekee 19,95 € * 12 = 239,40 euroa säästöä verotettavassa tuloksessasi!

Jos työkäyttösi on todistettavasti suurempi kuin 50 %, voit vähentää myös suuremman osuuden. Tällöin sinun on kuitenkin pystyttävä perustelemaan se verottajalle esimerkiksi puheluerittelyillä tai muilla muistiinpanoilla.

Tietokonetta ja sen käyttöä koskevat vähennykset

Aivan kuten puhelin, myös tietokone ja nettiyhteys ovat monelle yrittäjälle elintärkeitä. Hyvä uutinen on, että niiden vähentämisessä pätevät täysin samat säännöt kuin puhelimenkin kohdalla.

Tietokoneen ostohinnan vähentäminen

Kannettavan tai pöytätietokoneen hankintahinnan vähentäminen noudattaa tuttua kaavaa: hinta ratkaisee.

• Pienhankinta (alle 1200 €): Jos läppärin tai tietokonepaketin veroton hinta on enintään 1200 euroa, voit vähentää sen kuluna kerralla samana vuonna.
• Poistot (yli 1200 €): Jos tietokone on kalliimpi, vähennät sen hankintahinnan vuosittaisina 25 % poistoina menojäännöksestä.

Esimerkki:

Ostat uuden, tehokkaan kannettavan tietokoneen graafiseen suunnitteluun. Sen hinta on 1900 euroa (alv 0 %).

Koska hinta ylittää 1200 euron rajan, teet siitä poistot.

• Ensimmäisen vuoden vähennys on 1900 € * 0,25 = 475 €.
• Seuraavana vuonna laskelma tehdään jäljelle jäävästä 1425 eurosta.

Netti- ja laajakaistakulujen vähentäminen

Työskenteletkö paljon kotoa käsin? Silloin käytät todennäköisesti kotisi nettiyhteyttä myös yritystoimintaasi varten. Tällöin voit vähentää osan laajakaistalaskustasi.

Tässäkin 50/50-sääntö on erinomainen ja turvallinen lähtökohta.

Esimerkki:

Kotisi laajakaistayhteys maksaa 45 euroa kuukaudessa. Hoidat yrityksesi laskutusta, sähköpostiviestintää ja markkinointia kotoa käsin.

Voit vähentää nettiliittymän kuluista 50 %: 45 € * 0,50 = 22,50 € kuukaudessa.

Vuositasolla tämä tekee 270 euroa vähennyskelpoista kulua.

Jos sinulla on erillinen toimisto tai työtila, jossa on oma nettiliittymä vain työkäyttöön, voit luonnollisesti vähentää sen kulut kokonaan.

Tärkein kysymys: Onko käyttö yritys- vai yksityiskäyttöä?

Kaikkien näiden vähennysten ytimessä on yksi ja sama periaate, joka on toiminimiyrittäjän tärkein ohjenuora kulujen kanssa.

Verotuksessa voit vähentää vain ne kulut, jotka liittyvät suoraan elinkeinotoiminnan tulon hankkimiseen tai säilyttämiseen.

Tämä tarkoittaa, että puhtaasti henkilökohtaiseen elämääsi liittyviä kuluja et voi vähentää. Jos ostat puhelimen vain viihdekäyttöön, se on yksityinen meno. Jos soitat puhelimella vain perheellesi, puheluita ei voi laittaa firman piikkiin.

Sekakäyttö on avainasemassa. Koska useimmat yrittäjät käyttävät samoja laitteita molempiin tarkoituksiin, on olennaista osata arvioida työkäytön osuus.

• Työkäyttöä on esimerkiksi:

  • Asiakaspuhelut ja -sähköpostit
  • Työhön liittyvä tiedonhaku netistä
  • Yrityksen some-kanavien päivittäminen
  • Laskutusohjelman käyttö
  • Etäpalaverit
  • Ammattikirjallisuuden lukeminen e-kirjana

• Yksityiskäyttöä on esimerkiksi:

  • Puhelut ystäville ja perheelle
  • Henkilökohtainen somen selailu
  • Suoratoistopalveluiden katselu
  • Verkkopankin käyttö henkilökohtaisissa asioissa
  • Pelien pelaaminen

Kuten aiemmin todettu, 50 % vähennys on usein verottajan hyväksymä oletusarvio puhelin- ja nettiliittymien sekakäytössä. Se on reilu ja helppo tapa, joka ei yleensä vaadi erillisiä todisteita. Ole kuitenkin rehellinen arviossasi. Jos työkäyttöä on selvästi vähemmän, vähennä pienempi osuus.

Muistilista: Puhelin- ja tietokonekulujen vähentäminen pähkinänkuoressa

Tuntuuko asiaa olevan paljon? Ei hätää! Tässä vielä tiivis muistilista, jonka avulla onnistut varmasti.

• Tarkista hankinnan hinta: Onko laitteen (puhelin, tietokone) veroton hinta alle vai yli 1200 euroa?

  • Alle 1200 €: Voit vähentää koko summan kerralla pienhankintana.
  • Yli 1200 €: Vähennät hankinnan osissa, vuosittaisina 25 % poistoina.

• Arvioi käyttö: Onko laite tai liittymä 100 % työkäytössä vai sekakäytössä?

  • Vain työkäyttö: Vähennä 100 % kuluista.
  • Seka- eli yhdistelmäkäyttö: Arvioi työkäytön osuus.

• Hyödynnä 50/50-sääntöä: Sekakäytössä olevien puhelin- ja nettiliittymien kuluista 50 % vähennys on turvallinen ja yleisesti hyväksytty käytäntö.

• Säilytä kuitit: Muista säilyttää kaikki ostokuitit ja laskut huolellisesti. Ne ovat tositteitasi kirjanpitoa ja verotusta varten. Ilman kuittia et voi tehdä vähennystä.

• Huomioi arvonlisävero (ALV): Jos olet ALV-velvollinen, vähennät kuluista arvonlisäverottoman osuuden. ALV:n osuuden ilmoitat ja hoidat omalla kaavallaan arvonlisäveroilmoituksella.

• Kysy ammattilaiselta: Jos olet epävarma, paras neuvonantajasi on oma kirjanpitäjäsi. Hän osaa neuvoa juuri sinun tilanteeseesi sopivissa ratkaisuissa ja varmistaa, että kaikki menee sääntöjen mukaan.

Puhelin- ja tietokonekulujen vähentäminen ei ole rakettitiedettä, kunhan perusperiaatteet ovat hallussa. Ole siis tarkkana kulujesi kanssa, pidä kirjanpitosi ajan tasalla ja hyödynnä kaikki sinulle kuuluvat vähennykset. Näin varmistat, että yritystoimintasi on mahdollisimman kannattavaa