Toiminimi Työnantajana: Unelma vai Painajainen? Kaikki Mitä Sinun Tarvitsee Tietää

Bisneksesi kasvaa. Hommia on enemmän kuin tunteja vuorokaudessa, ja alat haaveilla ensimmäisen työntekijän palkkaamisesta.

Loistavaa. Kasvu on yrittäjyyden suola.

Mutta ennen kuin ryntäät LinkedIniin rustaamaan työpaikkailmoitusta, pysähdy hetkeksi. Työntekijän palkkaaminen on yksi suurimmista harppauksista, jonka yrittäjä voi ottaa. Se on kuin siirtyisi yksinpurjehduksesta johtamaan risteilyalusta.

Tässä postauksessa käymme läpi kaiken, mitä sinun toiminimiyrittäjänä tulee tietää työntekijän palkkaamisesta. Ei kapulakieltä, ei turhaa jargonbia. Vain suoraa puhetta siitä, mitä se tarkoittaa, mitä se maksaa ja miksi saatat haluta harkita toista yritysmuotoa ennen kuin allekirjoitat ensimmäistäkään työsopimusta.

Voiko toiminimiyrittäjällä olla työntekijöitä? Lyhyt vastaus

Kyllä voi. Laki ei aseta sille mitään estettä.

Voit palkata yhden tai vaikka kymmenen työntekijää toiminimesi alle. Valtaosa Suomen noin 200 000 toiminimiyrittäjästä on kuitenkin sooloilijoita. Ja siihen on syynsä.

Vaikka se on täysin mahdollista, se ei välttämättä ole järkevää tai turvallista. Työnantajaksi ryhtyminen tuo mukanaan valtavan kasan vastuuta ja byrokratiaa, joka muuttaa yrittäjän arjen kertaheitolla.

Muista tämä: Heti kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, et ole enää vain oman alasi asiantuntija. Olet myös pomo, henkilöstöpäällikkö, palkanlaskija ja lakimies – kaikki samassa paketissa.

Käydään seuraavaksi läpi, mitä tämä “paketti” käytännössä sisältää.

Työnantajan velvollisuudet: Tervetuloa byrokratiaralliin

Kun palkkaat työntekijän, allekirjoitat samalla sopimuksen Suomen valtion ja lukuisten eri instituutioiden kanssa. Nämä velvollisuudet eivät ole neuvoteltavissa.

Tässä on lista tärkeimmistä velvoitteista, jotka sinun on hoidettava prikulleen oikein.

1. Kirjallinen työsopimus

Vaikka suullinen sopimus onkin pätevä, tee aina kirjallinen työsopimus. Aina. Se suojaa sekä sinua että työntekijääsi ja vähentää väärinymmärrysten riskiä.

Työsopimuksesta tulee löytyä vähintään seuraavat asiat:

• Työnantajan ja työntekijän tiedot
• Työnteon alkamispäivä
• Sopimuksen kesto (toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen)
• Koeaika (max. 6 kuukautta)
• Työtehtävät
• Palkka ja sen maksukausi
• Säännöllinen työaika
• Vuosiloman määräytyminen
• Irtisanomisaika
• Sovellettava työehtosopimus (TES), jos alallasi sellainen on

Vinkki: Netistä löytyy hyviä työsopimuspohjia, esimerkiksi Työsuojeluhallinnon sivuilta. Käytä niitä, älä yritä keksiä pyörää uudelleen.

2. Palkanmaksu ja palkkalaskelma

Tämä on itsestäänselvyys, mutta kriittisen tärkeä. Palkka on maksettava sovittuna päivänä, ja sen yhteydessä työntekijälle on annettava palkkalaskelma.

Palkkalaskelmasta tulee selvitä palkan suuruus ja sen määräytymisen perusteet. Toisin sanoen, siinä pitää näkyä selkeästi bruttopalkka sekä kaikki siitä tehdyt vähennykset, kuten ennakonpidätys ja lakisääteiset maksut.

3. Ennakonpidätys ja sivukulut – rahan näkymätön puoli

Tässä kohtaa moni uusi työnantaja kompastuu. Bruttopalkka on vasta alkua. Sinun tehtäväsi on pidättää työntekijän palkasta ennakonpidätys verokortin mukaisesti ja tilittää se Verohallinnolle.

Tämän lisäksi sinä maksat työnantajana kasan pakollisia sivukuluja. Nämä ovat maksuja, jotka tulevat bruttopalkan päälle.

Työntekijän palkasta pidätettävät maksut (sinä vain keräät ja tilität eteenpäin):

• Ennakonpidätys: Verokortin prosentin mukaan.
• Työntekijän työeläkemaksu (TyEL): Noin 7,15 %–8,65 % palkasta (ikä vaikuttaa).
• Työttömyysvakuutusmaksu: Noin 0,79 % palkasta (vuonna 2024).

Työnantajan maksamat kulut (tulevat palkan päälle):

• Työnantajan sairausvakuutusmaksu (Sotu-maksu): Noin 1,53 % palkasta.
• Työnantajan osuus työeläkemaksusta (TyEL): Keskimäärin noin 17,4 %.
• Työnantajan työttömyysvakuutusmaksu: Noin 0,27 % palkkasummasta.
• Pakollinen tapaturmavakuutus: Hinta vaihtelee ammatin riskialttiuden mukaan, yleensä 0,1–5 %.
• Ryhmähenkivakuutus: Noin 0,06 % palkasta.

Kuten huomaat, lista on pitkä. Tämä byrokratia on hoidettava joka ikinen kuukausi, jokaisen työntekijän kohdalla.

4. Ilmoitukset tulorekisteriin

Kaikki maksetut palkat ja kulukorvaukset on ilmoitettava kansalliseen tulorekisteriin. Ja nopeasti.

Ilmoitus on tehtävä 5 päivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Ei viikon, ei kuukauden. Viiden päivän.

Myöhästymisestä seuraa myöhästymismaksuja. Tulorekisteri-ilmoitus on modernin työnantajan tärkein rutiini.

5. Työterveyshuollon järjestäminen

Laki velvoittaa sinut järjestämään työntekijöillesi lakisääteisen, ennaltaehkäisevän työterveyshuollon. Tämä on pakollista, vaikka sinulla olisi vain yksi osa-aikainen työntekijä.

Sinun on tehtävä sopimus työterveyspalveluita tarjoavan yrityksen kanssa. Pelkkä minimitaso ei kata sairaanhoitoa, mutta sekin on mahdollista sisällyttää sopimukseen lisämaksusta.

6. Työturvallisuus

Sinä olet vastuussa siitä, että työympäristö on turvallinen. Tämä tarkoittaa kaikkea ergonomisesta työpisteestä henkiseen hyvinvointiin ja asianmukaisiin suojavälineisiin, jos työ sitä vaatii.

Mitä työntekijä oikeasti maksaa? Palkka on vain jäävuoren huippu

Puhutaan rahasta. Se on usein ratkaiseva tekijä.

Yrittäjien yleisin virhe on ajatella, että työntekijän kustannus on hänen bruttopalkkansa. Tämä on vaarallinen harhaluulo.

Nyrkkisääntönä voidaan käyttää palkkakerrointa 1,3–1,5. Tämä tarkoittaa, että työntekijän todellinen kustannus on hänen bruttopalkkansa kerrottuna 1,3–1,5:llä.

Katsotaan konkreettinen esimerkki:

Haluat palkata työntekijän ja maksat hänelle 3000 euron kuukausipalkkaa.

• Bruttopalkka: 3000 €

• Työnantajan sivukulut (arviolta 25 %):

  • TyEL (n. 17,4 %): 522 €
  • Sotu-maksu (1,53 %): 46 €
  • Työttömyysvakuutus (n. 0,27 %): 8 €
  • Tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus (n. 1 %): 30 €
  • Sivukulut yhteensä: noin 606 €

• Kuukausikustannus yhteensä: 3000 € + 606 € = 3606 €

Tämä on jo yli 600 euroa enemmän kuin pelkkä bruttopalkka. Mutta emme ole vielä valmiita. Tähän päälle tulevat vielä muut kulut:

• Työterveyshuolto: Voi maksaa satoja euroja vuodessa per työntekijä.
• Lomarahat ja lomapalkat: Työntekijä on lomalla, mutta palkka juoksee. Lomaraha (usein 50 % lomapalkasta) lisää kustannuksia entisestään.
• Työvälineet: Tietokone, puhelin, ohjelmistolisenssit, työkalut.
• Tilat ja tarvikkeet: Toimistovuokra, kahvit, vessapaperi.
• Mahdolliset sairauspoissaolot: Maksat palkkaa, vaikka työtä ei tehdä.

Kun kaikki lasketaan yhteen, se 3000 euron bruttopalkka muuttuukin helposti 4000–4500 euron kokonaiskustannukseksi kuukaudessa. Sinun on myytävä palveluitasi tai tuotteitasi tällä summalla joka kuukausi vain päästäksesi nollatulokseen tämän yhden työntekijän osalta.

Työnantajarekisteri: Milloin sinne on pakko liittyä?

Verohallinnon työnantajarekisteri on lista yrityksistä, jotka maksavat palkkoja säännöllisesti.

Sinun on pakko liittyä rekisteriin, jos olet säännöllinen työnantaja. Olet säännöllinen työnantaja, jos:

• Sinulla on vähintään kaksi vakituista työntekijää.
• TAI sinulla on kalenterivuoden aikana vähintään kuusi määräaikaista tai vaihtuvaa työntekijää.

Jos et täytä näitä ehtoja, olet satunnainen työnantaja. Sinun ei ole pakko liittyä rekisteriin, mutta sinun on silti hoidettava kaikki samat maksut ja ilmoitukset kuin säännöllisenkin työnantajan.

Vinkki: Vaikka olisit satunnainen työnantaja, rekisteriin liittyminen voi selkeyttää toimintaa. Se on signaali itsellesi ja viranomaisille, että otat homman vakavasti.

Toiminimi vs. Osakeyhtiö: Miksi OY on turvallisempi pelikenttä?

Tämä on koko postauksen tärkein osio. Lue tämä tarkkaan.

Toiminimen suurin heikkous on yrittäjän henkilökohtainen vastuu. Toiminimi ei ole erillinen oikeushenkilö, vaan se olet sinä. Tämä tarkoittaa, että olet henkilökohtaisesti vastuussa kaikista yrityksesi veloista ja sitoumuksista koko henkilökohtaisella omaisuudellasi.

Kun toimit yksin, tämä riski on vielä hallittavissa. Mutta kun palkkaat työntekijän, riskitaso nousee eksponentiaalisesti.

Ajattele asiaa näin: Toiminimellä työnantajana toimiminen on kuin ajaisi moottoripyörällä ilman kypärää. Voi mennä hyvin, ja vauhti tuntuu kivalta. Mutta jos kolahtaa, se sattuu aivan helvetisti. Osakeyhtiö on se kypärä, ajopuku, turvatyynyt ja kolarivakuutus samassa paketissa.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

• Maksamattomat palkat tai sivukulut: Jos liiketoiminta sakkaa etkä pysty maksamaan työntekijän palkkoja tai lakisääteisiä maksuja, velka on sinun henkilökohtainen velkasi. Ulosottomies voi viedä talosi, autosi ja kesämökkisi.
• Työsuhderiidat: Jos työntekijä haastaa sinut oikeuteen perusteettomasta irtisanomisesta, mahdolliset korvaukset maksetaan sinun henkilökohtaisista varoistasi.
• Työtapaturmat: Jos laiminlyöt työturvallisuuden ja sattuu vakava onnettomuus, seuraukset voivat olla paitsi rikosoikeudellisia myös taloudellisesti tuhoisia sinulle henkilökohtaisesti.

Osakeyhtiö (OY) on kilpesi tätä kaikkea vastaan.

Osakeyhtiö on itsenäinen oikeushenkilö. Se tekee sopimukset, ottaa velkaa ja kantaa vastuun. Sinun vastuusi rajoittuu pääsääntöisesti siihen pääomaan, jonka olet yhtiöön sijoittanut. Henkilökohtainen omaisuutesi on turvassa.

Johtopäätös on selvä: Jos aiot ryhtyä työnantajaksi, harkitse erittäin vakavasti yritysmuodon vaihtamista osakeyhtiöksi. Se on fiksuin riskienhallintateko, jonka voit tehdä.

Onko pakko palkata? Vaihtoehdot työntekijälle

Entä jos tarvitset apua, mutta et ole valmis kantamaan koko työnantajan viittaa harteillasi? Onneksi on olemassa vaihtoehtoja.

1. Osta palvelu toiselta yrittäjältä (freelancer)

Helpoin tapa saada lisäkäsiä on ostaa palvelu toiselta yrittäjältä. Etsi freelancer-graafikko, virtuaaliassistentti tai koodari.

• Plussat: Ei työnantajavelvoitteita. Maksat vain tehdystä työstä laskua vastaan. Joustavaa.
• Miinukset: Tuntihinta on usein korkeampi kuin työntekijän palkka. Et voi johtaa hänen työtään samalla tavalla kuin oman työntekijäsi.

2. Käytä kevytyrittäjää

Kevytyrittäjä on henkilö, joka myy omaa osaamistaan ilman omaa y-tunnusta. Hän laskuttaa työnsä laskutuspalvelun kautta, joka hoitaa kaikki paperityöt hänen puolestaan.

Sinun näkökulmastasi tämä on täysin sama asia kuin palvelun ostaminen toiselta yritykseltä. Teet toimeksiantosopimuksen, saat laskun ja maksat sen. Et ole työnantaja.

3. Vuokratyövoima

Voit myös vuokrata työntekijän henkilöstövuokrausyritykseltä. Tässä mallissa henkilöstöfirma on työntekijän virallinen työnantaja ja hoitaa kaiken palkanlaskennasta ja velvoitteista. Sinä maksat firmalle tehdystä työstä.

• Plussat: Erittäin joustava ja riskitön tapa saada apua lyhytaikaisiin tarpeisiin.
• Miinukset: Yleensä kallein vaihtoehto.

Yhteenveto: Punnitse, laske ja tee fiksu päätös

Työntekijän palkkaaminen toiminimiyrittäjänä on mahdollista, mutta se on kuin pelaisi uhkapeliä korkeilla panoksilla. Vastuu on valtava ja riskit henkilökohtaisia.

Ennen kuin teet mitään, istu alas ja mieti rehellisesti:

1. Onko minulla varaa? Laske todelliset kustannukset palkkakertoimella. Onko kassavirtasi riittävän vakaa kattamaan kulut myös hiljaisempina kuukausina?
2. Olenko valmis byrokratiaan? Palkanlaskenta, tulorekisteri-ilmoitukset, vakuutukset, työterveyshuolto… Oletko valmis opettelemaan ja hoitamaan tämän kaiken ajallaan?
3. Kestänkö riskin? Oletko valmis laittamaan henkilökohtaisen omaisuutesi peliin yrityksesi puolesta?

Jos vastasit kaikkiin kyllä, hienoa. Mutta jos yksikin kohta epäilyttää, harkitse ensin vaihtoehtoja. Ja ennen kaikkea, harkitse yritysmuodon vaihtamista osakeyhtiöksi. Se on paras vakuutus, jonka voit tulevaisuudellesi ottaa.

Kasvu on upea asia. Tee se vain fiksusti.