Toiminimen velvollisuudet: Selviytymisopas yrittäjän byrokratiaviidakkoon

Onneksi olkoon, olet perustanut toiminimen! Tervetuloa jengiin, jossa kahvi on vahvaa, unet vähissä ja ainoa pomo, jolle saat valittaa, katsoo sinua aamulla peilistä. Olet nyt oman elämäsi toimitusjohtaja, markkinointiguru ja talouspäällikkö – kaikki samassa paketissa.

Mutta hetkinen… Y-tunnuksen saapumisen jälkeisessä euforiassa mieleen hiipii pieni, mutta sitkeä ajatus: mitä kaikkia velvollisuuksia tähän hommaan oikein liittyy? Verot, kirjanpito, YEL-vakuutus… Kuulostaako heprealta? Ei hätää.

Tämä artikkeli on sinun selviytymisoppaasi yrittäjän velvollisuuksien maailmaan. Käymme läpi kaiken olennaisen selkokielellä, ilman turhaa kapulakieltä ja ripauksella huumoria. Koska yrittäjyys on jo tarpeeksi vakavaa, ei sen opettelun tarvitse olla.

Ja muista: vaikka ulkoistaisit kirjanpidon ja veroilmoitukset, sinun on silti ymmärrettävä perusteet. Loppujen lopuksi vastuu on aina sinun. Mutta ei kannata pelätä – jos yritystoimintasi on pientä, pääset alkuun jo sillä, että pidät kaikki kuitit ja tositteet tallessa. Mennään asiaan!

Kirjanpito – Yrittäjän uusi paras (tai pahin) kaveri

Kirjanpito on yksinkertaisesti järjestelmällinen tapa seurata yrityksesi rahavirtoja. Se kertoo, mistä raha tulee (tulot) ja mihin se menee (menot). Se ei ole mustaa magiaa, vaikka siltä joskus tuntuisikin.

Miksi se on pakollista? No, ensinnäkin Verohallinto haluaa tietää, paljonko olet tienannut, jotta he osaavat verottaa sinua oikein. Toiseksi, kirjanpito on sinun tärkein työkalusi. Sen avulla näet, onko firmasi oikeasti kannattava vai rahoitatko vain kallista harrastusta.

”Ilman kirjanpitoa yrityksen pyörittäminen on kuin ajaisi autoa pimeässä ilman valoja. Saatat päästä eteenpäin, mutta todennäköisesti törmäät johonkin ennemmin tai myöhemmin.”

Onneksi toiminimiyrittäjänä sinulla on yleensä kaksi vaihtoehtoa kirjanpidon toteuttamiseen.

Yhdenkertainen vs. Kahdenkertainen kirjanpito – Valitse aseesi

Toiminimiyrittäjä voi useimmiten valita kahdesta eri kirjanpitotavasta. Valinta riippuu yritystoimintasi laajuudesta.

1. Yhdenkertainen kirjanpito

Tämä on se simppelimpi vaihtoehto ja usein täysin riittävä pienelle toiminimelle. Kuten nimikin kertoo, tässä mallissa tapahtumat kirjataan vain kerran.

• Tulot: Lista kaikista myynneistäsi ja muista tuloista.
• Menot: Lista kaikista ostoistasi ja muista kuluista.

Voit pitää yhdenkertaista kirjanpitoa vaikka Excel-taulukossa. Kirjaat vain päivämäärän, selityksen ja summan joko tulo- tai menosarakkeeseen. Simppeliä kuin heinänteko (paitsi että heinänteko on oikeasti yllättävän raskasta).

Esimerkki:

• 15.3. Asiakas X maksoi laskun: +500 €
• 16.3. Ostettu uusi näyttö työkäyttöön: -350 €
• 17.3. Maksettu YEL-vakuutusmaksu: -200 €

2. Kahdenkertainen kirjanpito

Tämä on se “oikea” kirjanpito, jota kaikki isommat yritykset käyttävät. Jokaisesta liiketapahtumasta tehdään kaksi kirjausta kahdelle eri tilille: toinen on debet (veloitetaan) ja toinen kredit (hyvitetään).

Kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen, jos tietyt rajat ylittyvät (esim. liikevaihto tai taseen loppusumma on todella suuri), mutta useimmat toiminimiyrittäjät eivät näihin lukemiin yllä. Jos kuitenkin palkkaat kirjanpitäjän, hän tekee todennäköisesti kahdenkertaista kirjanpitoa, koska se antaa tarkemman kuvan yrityksen taloudesta.

Vinkki: Jos olet vasta aloittamassa ja toimintasi on pientä, yhdenkertainen kirjanpito riittää mainiosti. Kun toiminta kasvaa, voit aina siirtyä järeämpiin työkaluihin tai palkata ammattilaisen.

Tositteet talteen – Älä anna kuitin haalistua!

Tämä on ehkä tärkein yksittäinen sääntö: säilytä kaikki yritystoimintaasi liittyvät tositteet. Tosite on mikä tahansa dokumentti, joka todentaa liiketapahtuman.

• Myyntilaskut, jotka lähetät asiakkaille
• Ostolaskut, jotka saat tavarantoimittajilta
• Kassakuitit ostoistasi
• Tiliotteet, joista näkyvät yrityksen tilitapahtumat

Miksi tämä on niin tärkeää? Koska ilman tositetta et voi kirjata menoa kirjanpitoosi etkä vähentää sitä verotuksessa. Ilman tositetta kulu on vain sinun henkilökohtaista huvitteluasi verottajan silmissä.

Kuinka kauan kuitteja pitää säilyttää?

• Kirjanpitoaineisto (tositteet, tiliotteet jne.): 6 vuotta verovuoden päättymisestä.
• Tilinpäätös ja muut vastaavat asiakirjat: 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Kyllä, luit oikein. Ne haalistuneet paperilaput ovat uskollisempia kumppaneita kuin moni lemmikki. Ne roikkuvat mukanasi vuosia.

Pro-vinkki: Unohda kenkälaatikko! Ota tavaksi kuvata kuitit heti puhelimellasi ja tallentaa ne pilvipalveluun tai kirjanpito-ohjelmaan. Näin ne eivät pääse katoamaan tai haalistumaan lukukelvottomiksi.

Verotus – Tervetuloa Verokarhun syleilyyn

Ah, verotus. Yrittäjän ikuinen seuralainen. Toiminimiyrittäjänä sinun ja yrityksesi talous on yhtä ja samaa puuta. Et voi maksaa itsellesi palkkaa, vaan nostat rahaa yrityksen tililtä yksityisottoina. Yrityksesi tulos verotetaan sinun henkilökohtaisena ansiotulonasi (ja osittain pääomatulona, jos firmalla on nettovarallisuutta).

Tässä tärkeimmät verotukseen liittyvät velvollisuudet.

Ennakkovero – Maksa nyt, ettei itketä myöhemmin

Koska et ole palkkatöissä, kukaan ei tee veronpidätystä tuloistasi automaattisesti. Siksi on olemassa ennakkovero.

Ennakkovero tarkoittaa, että maksat tuloveroa etukäteen erissä pitkin vuotta. Se perustuu arvioon koko vuoden tuloksestasi. Kun perustat toiminimen, sinun tulee ilmoittaa Verohallinnolle arvio ensimmäisen tilikautesi liikevaihdosta ja tuloksesta. Tämän arvion perusteella Verohallinto laskee ennakkoverojesi määrän ja lähettää sinulle maksulaput.

Mitä jos arvio menee pieleen?

Ei hätää, se menee lähes aina. On lähes mahdotonta tietää etukäteen, miten bisnes lähtee rullaamaan.

”Ensimmäisen vuoden tuloksen arvioiminen on kuin yrittäisi ennustaa säätä kuukausien päähän pelkän horoskoopin perusteella. Todennäköisesti menee metsään, mutta yrittänyttä ei laiteta.”

Voit (ja sinun pitää) muuttaa arviotasi vuoden aikana OmaVero-palvelussa.

• Jos tienaatkin odotettua enemmän: Nosta arviotasi, jotta maksat riittävästi ennakkoveroa. Näin vältät ikävät jäännösverot eli mätkyt.
• Jos myynti on ollut hiljaisempaa: Laske arviotasi, jotta et maksa turhaan liikaa veroa etukäteen. Saat toki liikaa maksetut verot takaisin veronpalautuksina, mutta kuka haluaa antaa valtiolle korotonta lainaa?

Arvonlisävero (ALV) – Se ylimääräinen siivu kakusta

Arvonlisävero on kulutusvero, jonka myyjä lisää tuotteen tai palvelun hintaan. Yrittäjänä sinä toimit tässä vain veronkantajana. Keräät ALV:n asiakkailtasi ja tilität sen eteenpäin valtiolle.

Sinun täytyy ilmoittautua arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (ALV-rekisteriin), jos yrityksesi liikevaihto ylittää 15 000 euroa 12 kuukauden tilikauden aikana.

Voit liittyä rekisteriin myös vapaaehtoisesti, vaikka raja ei ylittyisi. Tämä voi olla kannattavaa, jos sinulla on paljon yritystoimintaan liittyviä ostoja, jotka sisältävät arvonlisäveroa. Kun kuulut ALV-rekisteriin, saat nimittäin vähentää ostoihisi sisältyvän ALV:n myynneistäsi keräämistäsi arvonlisäveroista.

Miten ALV toimii käytännössä?

1. Lisäät ALV:n myyntihintaasi. Yleisin ALV-kanta Suomessa on 24 %. Esimerkiksi jos palvelusi hinta on 100 €, lisäät siihen 24 % ALV:n, jolloin asiakkaan maksama hinta on 124 €.
2. Vähennät ostoihin sisältyvän ALV:n. Jos ostit työkäyttöön läppärin, joka maksoi 1240 € (sis. ALV 240 €), saat vähentää tuon 240 €.
3. Tilität erotuksen Verohallinnolle. Maksat valtiolle myyntiesi ALV:n ja ostojesi ALV:n välisen erotuksen. Tämä tapahtuu yleensä kuukausittain, neljännesvuosittain tai kerran vuodessa riippuen liikevaihtosi suuruudesta.

Verovähennykset – Yrittäjän laillinen doping

Tämä on se hauska osuus! Verovähennykset ovat kuluja, jotka liittyvät suoraan liiketoimintaasi. Saat vähentää ne verotettavasta tulostasi, mikä tarkoittaa pienempää verolaskua.

Muista kultainen sääntö: jos kulu on hankittu tulon hankkimista tai säilyttämistä varten, se on todennäköisesti vähennyskelpoinen.

Tässä esimerkkilista yleisimmistä toiminimen verovähennyksistä:

• Työvälineet ja tarvikkeet: Tietokone, puhelin, ohjelmistot, toimistotarvikkeet, ammattikirjallisuus.
• Työtilat: Vuokra ja vastike toimitilasta. Jos työskentelet kotoa käsin, voit vähentää joko todelliset kulut (jos sinulla on erillinen työhuone) tai käyttää työhuonevähennystä, joka on kaavamainen summa.
• Markkinointi- ja edustuskulut: Mainoskampanjat, kotisivukulut, käyntikortit. Edustuskuluista (esim. lounas potentiaalisen asiakkaan kanssa) saa vähentää 50 %.
• Matkakulut: Työmatkat julkisilla, kilometrikorvaukset omalla autolla ajetuista työajoista. Muista pitää ajopäiväkirjaa!
• Vakuutukset: Pakollinen YEL-vakuutus on täysin vähennyskelpoinen. Myös vapaaehtoiset yrittäjän tapaturmavakuutukset ovat usein vähennyskelpoisia.
• Puhelin- ja nettilaskut: Jos käytät puhelinta ja nettiä myös yksityiskäytössä, voit vähentää kuluista työkäytön osuuden (yleensä 50 % tai 100 % riippuen käytön luonteesta).
• Kirjanpitokulut: Kirjanpitäjän tai laskutuspalvelun palkkiot.

Muista: Uusi PlayStation ei yleensä mene läpi verovähennyksenä, ellet ole ammattimainen pelistriimaaja. Ole rehellinen, mutta älä turhan vaatimaton. Hyödynnä kaikki lailliset vähennykset.

YEL-vakuutus – Yrittäjän pakollinen eläketurva (ja paljon muuta)

Yrittäjän eläkevakuutus eli YEL-vakuutus on lakisääteinen ja pakollinen vakuutus lähes kaikille yrittäjille. Se on sinun henkilökohtainen sosiaaliturvasi perusta.

Milloin YEL-vakuutus pitää ottaa?

Sinun on otettava YEL-vakuutus, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

• Olet 18–67-vuotias.
• Työskentelet yrityksessäsi.
• Yrittäjätoimintasi kestää vähintään 4 kuukautta.
• Arvioitu YEL-työtulosi ylittää vuosittaisen minimirajan (noin 9 000 €, tarkista ajantasainen raja eläkeyhtiöiden sivuilta).

Vakuutus on otettava viimeistään 6 kuukauden kuluessa siitä, kun yllä mainitut ehdot täyttyvät.

Mikä ihmeen YEL-työtulo?

Tämä on se kohta, jossa moni menee solmuun. YEL-työtulo ei ole sama asia kuin yrityksesi liikevaihto tai voitto. Se ei myöskään ole se summa, jonka nostat yrityksestä yksityisottoina.

YEL-työtulo on arvio rahapalkasta, joka maksettaisiin vuosittain yhtä ammattitaitoiselle henkilölle kuin sinä olet, jos hänet palkattaisiin tekemään sinun työtäsi.

Työtulon taso on äärimmäisen tärkeä, koska se ei vaikuta ainoastaan tulevaan eläkkeeseesi, vaan myös lähes kaikkeen muuhun sosiaaliturvaasi:

• Sairauspäiväraha
• Vanhempainpäivärahat (äitiys-, isyys- ja vanhempainraha)
• Työttömyysturva
• Tapaturmavakuutuksen korvaukset

Jos asetat YEL-työtulosi minimiin säästääksesi vakuutusmaksuissa, säästät samalla myös sosiaaliturvastasi. Jos sairastut, saat sairauspäivärahaa, joka vastaa suunnilleen kahvirahan suuruista summaa. Älä siis ammu itseäsi jalkaan tässä asiassa.

Muut muistettavat asiat – Koska elämä ei ollut vielä tarpeeksi monimutkaista

Kirjanpidon, verojen ja YEL-vakuutuksen lisäksi on vielä muutama muu asia, jotka on hyvä laittaa korvan taakse.

Työttömyysturva – Mitä jos homma ei lennäkään?

Yrittäjänä et kuulu automaattisesti palkansaajien työttömyyskassan piiriin. Jos yritystoimintasi päättyy, et ole oikeutettu ansiopäivärahaan, ellet ole varautunut asiaan.

Ratkaisu on liittyä Yrittäjäkassaan (entinen SYT-kassa). Jäsenyys on vapaaehtoinen, mutta erittäin suositeltava. Maksamalla vuosittaista jäsenmaksua kerrytät itsellesi oikeuden ansiosidonnaiseen työttömyyspäivärahaan, jos yritystoimintasi loppuu.

Päivärahan suuruus määräytyy – yllätys, yllätys – asettamasi YEL-työtulon perusteella. Jälleen yksi syy pitää työtulo realistisella tasolla!

Kevytyrittäjä omalla Y-tunnuksella? Nämä koskevat myös sinua!

Monet laskutuspalvelut (kuten UKKO.fi) tarjoavat nykyään palvelua, jossa toimit kevytyrittäjänä omalla Y-tunnuksella. On tärkeää ymmärtää, että tällöin olet juridisesti toiminimiyrittäjä.

Laskutuspalvelu on käytännössä sinun digitaalinen assistenttisi ja kirjanpitäjäsi. Se hoitaa laskutuksen, ALV-ilmoitukset ja auttaa veroilmoituksen kanssa. Se on valtava apu, mutta se ei poista sinun vastuutasi.

Kaikki tässä artikkelissa mainitut velvollisuudet – kirjanpito, verot, ennakkoverot ja YEL-vakuutus – koskevat myös sinua. Laskutuspalvelu auttaa sinua niiden hoitamisessa, mutta lopullinen vastuu on aina yrittäjällä itsellään.

Älä pelkää byrokratiaa – Ota se haltuun!

Huh, olipahan paketti. Tuntuuko pää sumuiselta? Se on täysin normaalia. Yrittäjyyden alkuun liittyy paljon uuden opettelua, ja velvollisuuksien lista voi tuntua loputtomalta.

Tärkeintä on kuitenkin muistaa, että sinun ei tarvitse osata kaikkea heti. Aloita perusteista:

1. Hoida kirjanpito: Pidä kaikki kuitit tallessa ja valitse itsellesi sopiva tapa hoitaa kirjanpitoa (itse, ohjelmalla tai kirjanpitäjällä).
2. Huolehdi veroista: Arvioi tuloksesi ja maksa ennakkoverot. Muista ALV, jos olet ALV-velvollinen.
3. Ota YEL-vakuutus: Älä viivyttele sen kanssa ja aseta työtulo oikealle tasolle.

Yrittäjyys on maraton, ei sprintti. Alun byrokratia on kuin ensimmäinen ylämäki, joka tuntuu raskaalta. Mutta kun saat perusasiat rullaamaan, voit keskittyä siihen, mitä osaat parhaiten ja mitä rakastat eniten – oman juttusi tekemiseen.

Älä yritä olla yksinäinen susi. Hyvä kirjanpitäjä on kultaakin kalliimpi, ja vertaistuki muilta yrittäjiltä on korvaamatonta. Kysy, opiskele ja älä pelkää tehdä virheitä.

Nyt syvä hengitys, kuppi kahvia ja menoksi. Maailma odottaa sinun ideaasi – ja Verohallinto odottaa ilmoituksiasi. Hoida molemmat kunnialla