Toiminimi työnantajana – Kattava opas työntekijän palkkaamiseen

Kasvaako yrityksesi toiminta sellaista vauhtia, että vuorokauden tunnit eivät enää riitä? Hienoa! Tämä on positiivinen ongelma, joka kertoo onnistumisesta. Moni toiminimiyrittäjä pohtii tässä vaiheessa, voisiko apuun palkata työntekijän.

Lyhyt vastaus on: kyllä, toiminimiyrittäjä voi ehdottomasti palkata työntekijöitä. Valtaosa toiminimistä on yhden hengen yrityksiä, mutta mikään ei estä sinua kasvattamasta tiimiäsi.

Työntekijän palkkaaminen on kuitenkin yksi suurimmista askelista, jonka yrittäjä voi ottaa. Se tuo mukanaan uusia vastuita, velvollisuuksia ja kustannuksia. Siksi päätökseen on valmistauduttava huolellisesti.

Tässä kattavassa oppaassa käymme läpi kaiken, mitä sinun toiminimiyrittäjänä tulee tietää työntekijän palkkaamisesta. Käsittelemme työnantajan velvollisuuksia, työntekijän todellisia kustannuksia, työnantajarekisteriin ilmoittautumista ja sitä, miksi osakeyhtiö voi joissain tilanteissa olla turvallisempi vaihtoehto.

Mitä velvoitteita työnantajana toimiminen tuo mukanaan?

Kun palkkaat ensimmäisen työntekijäsi, roolisi muuttuu. Et ole enää vain yrittäjä, vaan myös työnantaja. Tämä rooli sisältää paljon lakisääteisiä velvollisuuksia, joista on tärkeää olla perillä. Huolellinen toiminta alusta alkaen säästää sinut monelta murheelta myöhemmin.

Tässä tärkeimmät työnantajan velvollisuudet pähkinänkuoressa:

1. Kirjallinen työsopimus

Vaikka suullinen sopimus on sitova, tee aina kirjallinen työsopimus. Se on molempien osapuolten etu ja ehkäisee tehokkaasti tulevia erimielisyyksiä. Selkeästi laadittu sopimus toimii pelisääntöjen käsikirjana koko työsuhteen ajan.

Kirjaa työsopimukseen vähintään seuraavat asiat:

• Sopijaosapuolet: Työnantajan (sinun yrityksesi) ja työntekijän tiedot.
• Työnteon alkamisaika: Päivämäärä, jolloin työ alkaa.
• Sopimuksen kesto: Onko kyseessä toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen työsuhde. Muista, että määräaikaisuudelle tulee aina olla perusteltu syy, kuten sijaisuus tai tietty projekti.
• Koeaika: Koeajan enimmäispituus on yleensä kuusi kuukautta.
• Työtehtävät: Kuvaile mahdollisimman tarkasti, mitä työntekijän tehtäviin kuuluu.
• Palkka: Ilmoita palkan suuruus ja palkanmaksukausi (esim. kerran kuussa).
• Työaika: Esimerkiksi 37,5 tuntia viikossa.
• Työntekopaikka: Missä työ pääsääntöisesti tehdään.
• Sovellettava työehtosopimus (TES): Jos alallasi on yleissitova työehtosopimus, sitä on noudatettava.
• Irtisanomisaika: Kuinka pitkä irtisanomisaika on sekä työnantajan että työntekijän puolelta.
• Vuosiloma: Miten vuosiloma määräytyy.

Vinkki: Netistä löytyy hyviä ja ilmaisia työsopimuspohjia, joita voit käyttää apuna. Varmista kuitenkin, että pohja sopii juuri sinun tilanteeseesi.

2. Palkanmaksu ja ennakonpidätys

Palkanmaksu on työnantajan tärkein velvollisuus. Palkka on maksettava sovitun palkanmaksukauden viimeisenä päivänä työntekijän tilille.

Palkanmaksun yhteydessä sinun tehtäväsi on toimittaa työntekijälle palkkalaskelma (eli palkkakuitti). Siitä tulee selkeästi ilmetä bruttopalkka sekä kaikki siitä tehdyt vähennykset.

Tärkein vähennys on ennakonpidätys, eli työntekijän palkasta perittävä vero. Sinun tulee pidättää vero työntekijän toimittaman verokortin mukaisesti ja tilittää se Verohallinnolle.

3. Lakisääteiset vakuutukset ja maksut

Bruttopalkan päälle tulee maksettavaksesi useita lakisääteisiä sivukuluja. Nämä ovat pakollisia maksuja, joilla turvataan työntekijän sosiaaliturva.

• Työnantajan sairausvakuutusmaksu (sava-maksu): Tämä maksu rahoittaa osaltaan sairausvakuutusjärjestelmää. Tilität sen Verohallinnolle muiden oma-aloitteisten verojen yhteydessä.
• Työeläkevakuutus (TyEL): Tämä on pakollinen vakuutus, joka kerryttää työntekijälle eläkettä. Sinun on otettava TyEL-vakuutus valitsemastasi työeläkeyhtiöstä ja maksettava vakuutusmaksut. Myös työntekijä osallistuu TyEL-maksuihin omalla osuudellaan, jonka sinä pidätät hänen palkastaan.
• Työttömyysvakuutusmaksu: Sekä sinä työnantajana että työntekijä maksatte työttömyysvakuutusmaksua. Se antaa turvaa työttömyyden varalta.
• Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus: Tämä vakuutus on pakollinen kaikille työntekijöille, palkan suuruudesta tai työsuhteen kestosta riippumatta. Se korvaa työssä tai työmatkalla sattuneita tapaturmia.
• Ryhmähenkivakuutus: Usein työehtosopimukset edellyttävät tämän vakuutuksen ottamista. Se antaa taloudellista turvaa työntekijän lähiomaisille kuolemantapauksen sattuessa.

4. Työterveyshuolto

Laki velvoittaa sinua järjestämään kaikille työntekijöillesi lakisääteisen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon. Tämä koskee myös sitä ensimmäistä ja ainoaa työntekijääsi.

Käytännössä tämä tarkoittaa sopimuksen tekemistä työterveyspalveluita tarjoavan yrityksen kanssa. Ennaltaehkäisevään huoltoon kuuluu esimerkiksi työpaikkaselvityksiä ja terveystarkastuksia.

Voit halutessasi laajentaa sopimusta kattamaan myös sairaanhoitopalvelut, mutta se on vapaaehtoista. Moni työnantaja kuitenkin tarjoaa sen kilpailuvalttina.

5. Muut tärkeät velvollisuudet

• Työturvallisuus: Olet vastuussa siitä, että työympäristö on turvallinen.
• Vuosilomat: Työntekijälle kertyy vuosilomaa, ja sinun on huolehdittava, että hän saa pitää lomansa ja että maksat hänelle loma-ajan palkan ja mahdollisen lomarahan.
• Työtodistus: Työsuhteen päättyessä sinun on annettava työntekijälle pyynnöstä työtodistus.

Paljonko työntekijän palkkaaminen maksaa työnantajalle?

Tämä on kysymys, joka mietityttää jokaista yrittäjää. Nyrkkisääntönä sanotaan usein, että työntekijän todelliset kustannukset ovat bruttopalkka kerrottuna 1,3–1,5:llä. Tämä antaa hyvän karkean arvion, mutta puretaanpa luvut auki.

Työntekijän kokonaiskustannus muodostuu bruttopalkasta ja sen päälle tulevista pakollisista sivukuluista.

Otetaan konkreettinen esimerkki. Oletetaan, että palkkaat työntekijän, jonka kuukausipalkka on 2 500 euroa.

1. Bruttopalkka: 2 500 €

2. Työnantajan sivukulut (arvio vuoden 2024 tasolla):

   • Työeläkevakuutus (TyEL): n. 17,4 % palkasta = 435 €
   • Työnantajan sairausvakuutusmaksu: n. 1,16 % = 29 €
   • Työttömyysvakuutusmaksu: n. 0,27 % = 6,75 €
   • Tapaturma- ja ammattitautivakuutus: (vaihtelee alan riskin mukaan) n. 0,7 % = 17,50 €
   • Ryhmähenkivakuutus: n. 0,06 % = 1,50 €

Sivukulut yhteensä: noin 490 € / kuukausi

Työntekijän kuukausittainen kokonaiskustannus on siis: 2 500 € (palkka) + 490 € (sivukulut) = 2 990 €

Tässä esimerkissä kerroin on noin 1,2. Miksi nyrkkisääntö on sitten korkeampi?

Koska yllä olevasta laskelmasta puuttuu vielä muita, epäsuoria kustannuksia:

• Loma-ajan palkka: Työntekijä on vuosilomalla noin kuukauden vuodessa, mutta saa siltä ajalta palkkaa. Tämä kustannus on jaettava koko vuoden työkuukausille.
• Lomaraha: Monilla aloilla maksetaan lomarahaa, joka on yleensä 50 % loma-ajan palkasta. Tämä on merkittävä lisäkustannus.
• Työterveyshuolto: Kustannukset vaihtelevat sopimuksen laajuuden mukaan, mutta ne voivat olla satoja euroja vuodessa per työntekijä.
• Mahdolliset sairauspoissaolot: Maksat palkkaa myös sairausajalta.
• Muut kulut: Työvälineet, ohjelmistot, puhelinetu, koulutukset ja rekrytointikulut.

Kun kaikki nämä otetaan huomioon, vanha viisaus palkka x 1,5 on usein lähempänä totuutta. On elintärkeää laskea budjetti realistisesti ja varmistaa, että kassavirtasi kestää työntekijän kulut myös hiljaisempina kuukausina.

Milloin yrittäjän pitää ilmoittautua työnantajarekisteriin?

Verohallinnon ylläpitämä työnantajarekisteri on lista yrityksistä, jotka maksavat palkkoja säännöllisesti. Rekisteriin kuuluminen helpottaa ilmoituskäytäntöjä.

Sinun ei kuitenkaan välttämättä tarvitse liittyä rekisteriin heti. Työnantajat jaetaan kahteen ryhmään: säännöllisiin ja satunnaisiin.

Säännöllinen työnantaja

Sinun on ilmoittauduttava työnantajarekisteriin, jos olet säännöllinen työnantaja. Täytät tämän ehdon, jos:

• Maksat palkkaa vakituisesti kahdelle tai useammalle työntekijälle.
• TAI maksat palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle työntekijälle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat lyhytaikaisia ja tilapäisiä.

Rekisteriin kuuluminen tarkoittaa, että ilmoitat palkanmaksutiedot kuukausittain yhdellä ilmoituksella Verohallinnolle.

Satunnainen työnantaja

Jos et täytä yllä olevia ehtoja, olet satunnainen työnantaja. Sinun ei tarvitse liittyä työnantajarekisteriin. Tämä pätee tilanteeseen, jossa sinulla on:

• Vain yksi vakituinen työntekijä.
• TAI vuoden aikana 1–5 työntekijää, joiden työsuhde ei kestä koko vuotta.

Tärkeä muistutus: Vaikka et kuuluisi työnantajarekisteriin, sinulla on silti täysin samat velvollisuudet kuin rekisteriin kuuluvalla työnantajalla. Sinun on hoidettava ennakonpidätykset, maksettava sivukulut ja otettava pakolliset vakuutukset.

Muista Tulorekisteri!

Nykyään kaikkein tärkein muistettava asia on Tulorekisteri. Kaikki maksetut palkat ja etuudet on ilmoitettava Tulorekisteriin viiden (5) päivän kuluessa maksupäivästä. Tämä velvollisuus koskee ihan jokaista työnantajaa, olitpa sitten säännöllinen tai satunnainen.

Miksi osakeyhtiö voi olla turvallisempi yritysmuoto työnantajayrittäjälle?

Vaikka toiminimellä voi mainiosti toimia työnantajana, on reilua pohtia myös yritysmuodon vaikutusta yrittäjän henkilökohtaiseen riskiin. Kun toiminta kasvaa ja palkkaat työntekijöitä, riskitkin kasvavat.

Tässä suurin ero toiminimen ja osakeyhtiön välillä tulee esiin: vastuu.

Toiminimiyrittäjän henkilökohtainen vastuu

Toiminimenä sinä ja yrityksesi olette yksi ja sama asia. Tämä tarkoittaa, että olet henkilökohtaisesti ja koko omaisuudellasi vastuussa kaikista yrityksesi veloista ja sitoumuksista.

Tämä vastuu kattaa myös kaikki työntekijöihin liittyvät kustannukset:

• Maksamattomat palkat ja sivukulut
• Mahdolliset vahingonkorvaukset
• Irtisanomiseen liittyvät kulut

Jos yrityksesi joutuisi taloudellisiin vaikeuksiin, velkojat voivat periä saataviaan suoraan henkilökohtaisesta omaisuudestasi, kuten säästöistäsi tai asunnostasi. Työntekijöiden palkkaaminen lisää tätä taloudellista riskiä merkittävästi.

Osakeyhtiö erillisenä oikeushenkilönä

Osakeyhtiö (OY) on itsenäinen oikeushenkilö, joka on erillinen omistajastaan. Tämä luo elintärkeän “palomuurin” yrityksen ja yrittäjän henkilökohtaisen talouden välille.

Osakeyhtiössä vastuu rajoittuu pääsääntöisesti yhtiöön sijoittamaasi pääomaan. Jos yhtiö menisi konkurssiin, menetät sijoituksesi, mutta henkilökohtainen omaisuutesi on turvassa (ellei kyse ole rikollisesta toiminnasta tai henkilökohtaisista takauksista).

Johtopäätös: Vaikka ensimmäisen työntekijän voi hyvin palkata toiminimelle, liiketoiminnan kasvaessa ja työntekijöiden määrän lisääntyessä osakeyhtiöön siirtymistä kannattaa vakavasti harkita. Se on tehokas tapa hallita ja rajata henkilökohtaista riskiäsi.

Mitä vaihtoehtoja työntekijän palkkaamiselle on olemassa?

Tuntuuko työnantajan vastuu vielä liian suurelta? Ei hätää. On olemassa kevyempiä tapoja hankkia lisäkäsiä ilman, että sinusta tulee virallisesti työnantajaa.

Nämä vaihtoehdot voivat olla erinomaisia väliaskelia ennen ensimmäisen työntekijän palkkaamista.

1. Ostopalvelu toiselta yrittäjältä

Voit ostaa tarvitsemasi työn palveluna toiselta yrittäjältä, esimerkiksi freelancerilta tai toiselta toiminimeltä. Teet toimeksiantosopimuksen, ja yrittäjä hoitaa sovitun tehtävän ja lähettää sinulle laskun.

• Hyödyt: Ei työnantajavelvoitteita. Ei sivukuluja, ei vakuutuksia, ei palkanlaskentaa. Maksat vain sovitun hinnan laskua vastaan. Lasku on yrityksesi verovähennyskelpoinen kulu.
• Haitat: Tuntihinta on usein korkeampi kuin työntekijän palkka, koska yrittäjä kattaa sillä omat kulunsa. Sinulla on vähemmän direktio-oikeutta eli et voi johtaa ja valvoa työtä samalla tavalla kuin omaa työntekijääsi.

2. Kevytyrittäjän käyttö

Kevytyrittäjä on henkilö, joka myy omaa osaamistaan ilman omaa Y-tunnusta. Hän käyttää laskutuspalvelua, joka hoitaa hänen puolestaan kaiken byrokratian, kuten verot ja vakuutusmaksut.

Sinun näkökulmastasi kevytyrittäjän käyttäminen on täysin sama asia kuin ostopalvelun ostaminen. Saat laskun laskutuspalvelulta ja maksat sen. Kaikki vastuut ovat laskutuspalvelun ja kevytyrittäjän välisiä.

3. Vuokratyövoiman käyttö

Voit myös vuokrata työntekijän henkilöstövuokrausyritykseltä. Tässä mallissa teet sopimuksen vuokrafirman kanssa, joka lähettää sinulle työntekijän sovituksi ajaksi.

Työntekijä on työsuhteessa henkilöstövuokrausyritykseen, joka on hänen virallinen työnantajansa. Vuokrafirma hoitaa palkanmaksun, vakuutukset ja kaikki muut työnantajavelvoitteet. Sinä maksat vuokrafirmalle sovitun tuntihinnan, joka kattaa kaiken.

• Hyödyt: Erittäin joustava tapa reagoida kausivaihteluihin ja projektihuippuihin. Ei työnantajariskiä.
• Haitat: Yleensä kallein vaihtoehto.

Yhteenveto: Ota askel harkiten ja valmistaudu hyvin

Työntekijän palkkaaminen toiminimelle on iso ja jännittävä askel, joka mahdollistaa yrityksesi kasvun. Se on täysin mahdollista, kunhan ymmärrät siihen liittyvät vastuut ja kustannukset.

Muista nämä avainasiat:

1. Valmistaudu huolella: Tee aina kirjallinen työsopimus ja perehdy työnantajan velvollisuuksiin.
2. Laske kustannukset realistisesti: Muista, että bruttopalkan päälle tulee noin 30–50 % edestä muita kuluja. Varmista, että liiketoimintasi kestää ne.
3. Hoida byrokratia kuntoon: Muista Tulorekisteri-ilmoitukset ja ota kaikki pakolliset vakuutukset. Järjestä työterveyshuolto.
4. Harkitse yritysmuotoa: Kun liiketoimintasi ja tiimisi kasvavat, osakeyhtiö on usein turvallisempi vaihtoehto henkilökohtaisen riskisi kannalta.
5. Kartoita vaihtoehdot: Jos et ole vielä valmis työnantajaksi, ostopalvelut, kevytyrittäjät ja vuokratyövoima ovat erinomaisia keinoja saada apua joustavasti.

Oikean avun hankkiminen on merkki fiksusta yrittäjyydestä. Kun teet kotiläksysi hyvin, ensimmäisen työntekijän palkkaaminen voi olla paras päätös, jonka olet yrityksesi eteen tehnyt. Tsemppiä matkaan